Studenterkørsel tidsplan: fra bestilling til dagen

En tidsplan for studenterkørsel er en rækkefølge af beslutninger, ikke en kalender med faste datoer. Det eneste, der ligger fast hos Vognfest, er afbestillingsvilkårene i handelsbetingelserne. Alt andet er et forslag: først enighed i klassen, så booking og depositum, rute og adresser, betaling, sidste tjek, selve dagen og til sidst opsamlingen. Her er de syv faser med en tjekliste til hver.

Ærligt først: hvad Vognfest er, og ikke er

Vognfest er en booking-platform for studentervogne. Vi sælger hverken kostumer, tøj, mad, fest, gaver eller huer, og vi arrangerer hverken dimission, sidste skoledag eller middage. Denne guide handler om at få klassens bestilling og betaling af studenterkørslen til at gå op i tid. Alle tidsangivelser i overskrifterne er forslag til, hvordan en klasse kan fordele arbejdet. Skolens eksamensplan og jeres egen kalender afgør, hvad der passer hos jer.

Er I allerede enige om, at I vil have en vogn, kan I se den faste pris i prisberegneren, før I går videre. Det er uforpligtende at se prisen.

Overblik: syv faser i forslag

Tabellen viser rækkefølgen. Tidsrummene er ment som tommelfingerregler, ikke krav. En klasse, der er hurtigt enige, kan springe frem. En klasse, der skal vente på skolens plan, må holde pause midt i forløbet.

Fase 1: Bliv enige i klassen

De fleste forsinkelser starter her, fordi ingen har fået sagt højt, hvem der bestemmer hvad. Brug fasen til at nå frem til fire ting: en dato, en vogntype, et ca. antal deltagere og en ansvarlig. Jeres beslutninger som klasse kan I tage i ro og mag, og guiden om klasseadmin-rollen forklarer, hvad den ansvarlige faktisk skal.

Dato

Sammenlign datoen med skolens eksamensplan, som Vognfest ikke kender. Overvej en dag efter den sidste eksamen, og tjek, om skolen selv har planer for samme dag. Er der flere mulige datoer, så stem om dem i klassen, før nogen bestiller. Skriv resultatet ned et sted, alle kan finde det. Her står, hvorfor det kan betale sig at booke i god tid.

Vogntype og antal

Læs om de forskellige vogntyper, og få et realistisk bud på antal deltagere. Hvor mange der kan være på vognen, afhænger af vognen, så spørg Vognfest, hvis I er i tvivl. Hjælp til tallet finder I i guiden om klassestørrelse og antal elever.

Penge og budget

Prisen hos Vognfest er fast pr. elev og afhænger af, hvor turen starter, og hvor mange I er. Det betyder, at klassen kan se tallet i prisberegneren allerede i fase 1. Tal også om, hvad der gælder for dem, der ikke har råd, og hvordan I deler regningen på en måde, ingen føler sig udstillet af. Det har vi samlet i guiden om at dele regningen.

Tjekliste fase 1:

• Dato valgt og sammenholdt med eksamensplanen
• Vogntype og ca. antal deltagere aftalt
• Én person er klasseadmin, og én er afløser, hvis klasseadmin bliver forhindret
• Klassen er enig om, hvordan regningen deles

Fase 2: Booking og depositum

Når klassen er enig, er bookingen hurtig. Den ansvarlige åbner beregneren, vælger vogntype, antal elever, dato, tidspunkt og postnummeret, turen starter fra, og bestiller. Der skal ikke oprettes en konto først. Turen kobles på den e-mail, der bestilles med. Trin for trin står det i guiden til at bestille, så det gentager vi ikke her.

Hvad sker der med depositummet?

Ifølge handelsbetingelserne betales et depositum ved bestillingen, og den, der bestiller, vælger, om hun eller han betaler kun sin egen del eller hele klassens depositum. Betales hele klassens depositum, er datoen reserveret med det samme. Betales kun en del, er datoen reserveret, når klassen tilsammen har betalt depositummet. Aftal derfor i fase 1, hvem der lægger ud, og hvordan de får pengene igen.

Husk, at bookingen er bindende

Aftalen er indgået, når I har bestilt, og depositum er betalt. Der er ikke fortrydelsesret, fordi persontransport på en bestemt dato er undtaget. Det står i handelsbetingelserne. Det er også derfor, fase 1 ikke bør springes over.

Tjekliste fase 2:

• Bestillingen er gennemført, og bekræftelsen ligger på klasseadmins e-mail
• Depositum er betalt, og det er klart, hvem der har lagt ud
• Er klasseadmin under 18 år, har en forælder eller værge godkendt aftalen (vilkårene kræver det)
• Linket til klassen er klar til at blive delt

Afbestilling: det eneste, der ligger fast

Det vigtigste at forstå ved tidsplanen er, at Vognfests faste vilkår handler om afbestilling. Hvad en afbestilling koster, afhænger af, hvor tæt på turen I afbestiller, og jo tættere på turen, jo dyrere bliver det.

Læs vilkårene i handelsbetingelserne, før I bestiller, og sæt en dato i klassens kalender for, hvornår I skal være helt sikre. Så ved alle, at en ombestemmelse bliver dyrere, jo tættere turen kommer. Vilkårene gennemgås i guiden om afbestilling og ændringer, og for alt, der ikke står i vilkårene, skal I kontakte Vognfest. Ændringer i rute, tidspunkt eller antal deltagere skal ifølge vilkårene meldes hurtigst muligt.

Fase 3: Rute og adresser

Når datoen er reserveret, kan I lægge selve turen. Ruten kan justeres efter bestilling. Det betyder, at I kan tage jer tid, men ikke at ruten er uden betydning for dagens forløb. Tag stilling til følgende:

• Afhentningssted: et sted, alle kan finde, og hvor vognen kan holde. Skriv adressen tydeligt.
• Stop: hvert stop får en adresse eller et navn og en forventet ankomsttid. Overvej, om stedet har plads, og om ejeren ved, at I kommer.
• Rækkefølge: læg stoppene, så der ikke er unødige krydsninger. Klasseadmin kan flytte stop op og ned, og tidsestimatet opdateres.
• Tid: tidsestimatet er en rettesnor og ikke en deadline. Regn med, at det tager længere, end man tror.

Mere om at lægge ruten står i guiden til ruteplanlægning og i Vognfests egen kundeserviceartikel om ruten. Det er en god idé at bruge en deltager til at tjekke adresserne igennem, så en slåfejl ikke først opdages på dagen.

Tjekliste fase 3:

• Afhentningssted valgt og skrevet ned
• Alle stop har adresse og forventet tid
• De, der skal besøges, ved besked
• Der er afsat tid til pauser og til at komme på og af vognen

Fase 4: Invitér klassen og få betalingen i hus

Betaling er det punkt, hvor tidsplaner oftest skrider, fordi den afhænger af mange andre end klasseadmin. Heldigvis er princippet enkelt: Klasseadmin deler et link, hver elev tilmelder sig og får en personlig betalingskode på mail, og eleven betaler sin andel med koden. Alle kan betale en andel for en anden ved at bruge dennes kode. Hvordan det foregår, står i kundeservice-artiklen og i guiden om betalingskoder.

Et forslag til rytmen

1. Del linket med det samme i klassens fælles kanal. Se guiden til at invitere klassen.
2. Sæt en egen deadline for klassen, som ligger før den frist, Vognfest har oplyst. Så er der luft til dem, der glemmer det.
3. Tjek oversigten. Klasseadmin kan i sit dashboard se, hvem der er tilmeldt, og hvem der mangler at betale.
4. Send én venlig påmindelse til dem, der mangler, og tilbyd at hjælpe, hvis nogen har svært ved det.
5. Husk at nye kan komme til. En elev, der tilmelder sig senere, bruger samme link og får sin egen kode.

Er klassens samlede beløb ikke betalt inden den oplyste frist, kan turen ifølge handelsbetingelserne annulleres. Turen er bekræftet, når hele prisen er betalt. Det er altså her, at tidsplanen kan vælte, hvis ingen følger op. Hvis betalingen trækker ud, kontakter Vognfest ifølge kundeservice den ansvarlige for at finde en løsning, men lad ikke det være jeres plan.

Tjekliste fase 4:

• Linket er delt, og klassen har fået en tydelig deadline
• Oversigten er tjekket med faste mellemrum
• Betalingen for dem, der har brug for hjælp, er afklaret i god ro og orden
• Hele beløbet er betalt, og turen er dermed bekræftet

Fase 5: Sidste tjek i ugen op til

I den sidste uge er der sjældent noget nyt at beslutte, men en del at få bekræftet. Gå listen igennem sammen med afløseren, så alt ikke hviler på én person.

Praktikken

• Tid og sted: send en kort besked til alle med afhentningssted, mødetid og forventet sluttid.
• Chauffør og kontakt: ifølge handelsbetingelserne får I inden turen kontaktoplysninger på den chauffør, der kører jer, og Vognfest oplyser, hvis turen køres af en samarbejdspartner. Gem dem et sted, alle i ledelsen kan finde.
• Regler om bord: reglerne for alkohol om bord oplyses ifølge vilkårene inden turen og kan variere efter vogntype. Spørg Vognfest, ikke chaufføren på dagen. Se også gennemgangen af reglerne.
• Vejret: tal om, hvad I gør ved regn og kulde. Se vejret og plan B.
• Pynt og lyd: hvis I vil pynte vognen eller have musik, så tjek det med Vognfest først. Idéer finder I i guiderne om pynt og musik og lyd.

Det, der hører til udenom vognen

Mange klasser har også fest, middag, gilde og huer omkring dagen. Det er ikke noget, Vognfest står for, men det er en del af jeres tidsplan, og det er en fordel at lægge det i samme kalender, så det ikke støder sammen med vognens tider. Læs evt. om festen, middagen og huen. Hvad der sker på selve skolen, afgør skolen selv. Spørg skolen, og læs guiden om dimission som baggrund.

Tjekliste fase 5:

• Mødetid, sted og sluttid er sendt til alle
• Kontaktoplysninger på chaufføren er gemt hos mindst to personer
• Plan B ved dårligt vejr er aftalt
• Pynt, lyd og regler er afklaret med Vognfest
• Der er styr på, hvem der tager billeder, og hvem der har overblikket på dagen

Fase 6: Dagen

På dagen er klasseadmins opgave at være den, der ved, hvad der er aftalt, og ikke at være den, der gør det hele. Fordel opgaver på forhånd, så én ikke står alene med telefonen: en, der tæller deltagere ved opstart, en, der holder øje med tiden, og en, der er kontakt til chaufføren. Hvordan en dag typisk forløber, står i guiden til dagen.

• Vær på plads i god tid før afgang, så forsinkelser ikke æder af turen.
• Chaufføren har ifølge handelsbetingelserne det sidste ord om sikkerheden om bord. Respekter det.
• Mindre justeringer kan ifølge kundeservice ofte aftales direkte med vognmanden på dagen. Store ændringer skal derimod koordineres på forhånd.
• Tag gerne billeder, men aftal, hvem der har det som opgave, så ikke alle kigger på skærmen hele turen. Der er idéer i foto og minder.
• Vil forældre følge med, så se guiden om at følge vognen.

Fase 7: Bagefter

Når vognen er kørt, er der stadig lidt at samle op. Det er kort og næsten altid glemt.

• Regnskabet: tjek, at alle andele er betalt og lagt ud beløb er udlignet, især hvis nogen har betalt for andre. Se klassekasse og økonomi.
• Skader og fejl: ifølge handelsbetingelserne faktureres skader ud over almindeligt slid til den, der har forårsaget skaden, eller, hvis det ikke kan afklares, til den, der står som ansvarlig for turen, og klager rettes først til Vognfest. Skriv hurtigt, hvis noget er gået galt.
• Tak: en kort tak til chaufføren og til de i klassen, der gjorde arbejdet, koster ikke noget.
• Minder: saml billeder et sted, før de forsvinder i forskellige telefoner.

Eksempel: sådan kan en klasse fordele opgaverne

Det her er et opdigtet eksempel til at gøre tidsplanen konkret. Det er ikke en regel.

Fælder, der æder tid

• Ingen ved, hvem der bestemmer. Løses i fase 1 med en klasseadmin og en afløser.
• Datoen bookes, før skolens plan kendes. Spørg skolen, og læs vilkårene for ændringer, før I vælger.
• Betalingen overlades til sidste øjeblik. Sæt en egen deadline før Vognfests.
• Ruten bliver for tætpakket. Kundeservice anbefaler som udgangspunkt højst 8-10 stop på en aftentur. Færre stop giver mere tid ved hvert.
• Alt hviler på én person. Fordel opgaver, og del kontaktoplysninger.
• Man antager, at vognen kan alt. Spørg Vognfest om pynt, lyd og regler, i stedet for at gætte.

Hvis I vil læse mere

Vil I have det store overblik, så start med den komplette guide til studentervognen eller leje trin for trin. Vil I forstå priserne, ligger de i hvad koster en studentervogn, og landingssiden om studenterkørsel hos Vognfest giver et kort overblik over tilbuddet.

Kilder

• Vognfests egne handelsbetingelser (bestilling, betaling, afbestilling, ansvar).
• Vognfests kundeservice: sådan betaler eleverne, opret og ændre tur og ruteplanlægning.

Hvornår skal vi bestille studentervogn?

Så snart klassen er enig om datoen. Vognfest reserverer datoen, når depositummet er betalt, og fristerne for afbestilling regnes fra turdagen. Hvor tidligt I bør bestille, afhænger af, hvor sikre I er på datoen, så sammenhold den med skolens eksamensplan, før I bestiller.

Hvilke datoer er faste i en tidsplan for studenterkørsel?

Hos Vognfest er det vilkårene for afbestilling, som står i handelsbetingelserne. Fristen for klassens samlede betaling oplyses af Vognfest, og alle øvrige tidspunkter i denne guide er forslag.

Hvem skal sørge for, at tidsplanen holder?

Det bør være klasseadmin, som er den, der har bestilt turen, men gerne sammen med en afløser. Fordel opgaver som rute, påmindelser og billeder, så arbejdet ikke ender hos én person.

Hvad hvis nogen ikke har betalt til tiden?

Klasseadmin kan se i oversigten, hvem der mangler. Send en venlig påmindelse, og tilbyd hjælp. Alle kan betale en andel med elevens personlige kode. Er hele klassens beløb ikke betalt inden den oplyste frist, kan turen annulleres ifølge handelsbetingelserne.

Kan vi ændre rute eller tid efter bookingen?

Ruten og afhentningsstedet kan ifølge kundeservice justeres. Ændringer i tidspunkt eller antal deltagere skal meldes til Vognfest hurtigst muligt, som bekræfter, om de kan gennemføres.

Hvornår skal vi sende besked til klassen om tid og sted?

Et godt forslag er i ugen op til turen, med afhentningssted, mødetid, forventet sluttid og kontaktoplysninger på chaufføren. Send gerne en kort påmindelse dagen før, så ingen møder forkert.

Gælder tidsplanen også for dimission og fest?

Nej, dem arrangerer Vognfest ikke. Men det er en god idé at lægge dem ind i samme kalender som vognen, så tiderne ikke støder sammen. Spørg skolen om dimission, og læs guiderne om festen og middagen for idéer.