Klasseadmin ved studenterkørsel: din rolle og dine opgaver

Klasseadmin er den i klassen, der bestiller studenterkørslen og holder styr på tilmeldte, betaling og rute. Hos Vognfest bliver det automatisk den, der bestiller turen. Rollen kræver ikke en særlig uddannelse, men den kræver overblik, et par faste vaner og en klasse, der hjælper til. Her er, hvad du kan i systemet, hvordan I kan fordele arbejdet, og hvad du ikke behøver at bære alene.

Hvem bestiller studentervognen: forskellen på klasseadmin og deltager

Når en klasse skal have studentervogn, er der brug for én, der trykker på bestil-knappen. Hos Vognfest kaldes den person klasseadmin. Det er den, der bestiller turen, og kontoen oprettes automatisk ud fra den e-mail, der bestilles med. Alle andre i klassen er deltagere: De tilmelder sig via et link, får deres egen betalingskode og betaler deres egen andel. Deltagerne behøver ikke at oprette en konto.

Det betyder, at ansvaret for at komme i gang ligger ét sted, mens betalingen er fordelt på alle. Ingen elev skal lægge ud for hele klassen, og du er ikke klassens bank. Læs mere om selve fordelingen i guiden om betalingskoder.

Det kan du som klasseadmin gøre hos Vognfest

Vognfests egen kundeservice beskriver rollen sådan: Klasseadmin kan redigere turen, tilføje og fjerne deltagere, lægge ruten og kontakte Vognfest. Deltagerne kan se turen og betale deres andel, men ikke ændre i den. Her er det, du møder i praksis.

Bestille turen

Du starter i prisberegneren, hvor du vælger vogntype, antal elever, dato, tidspunkt og postnummeret, turen starter fra. Prisen er fast pr. elev og afhænger af, hvor turen starter, og hvor mange I er. Ved bestilling betales et depositum, og du vælger selv, om du betaler kun din egen del af depositummet eller hele klassens. Tag den beslutning i klassen, før du trykker. Se også trin-for-trin-guiden til bestilling.

Dashboardet: dit overblik

Efter login ser du siden "Mit overblik" med kort over de ture, du er knyttet til. På hvert kort ses status, dato, by, antal tilmeldte og en betalingsbjælke, der viser, hvor stor en del af det fordelte beløb der er betalt. Fra kortet åbner du selve turen. Du logger ind med en engangskode, som sendes til din e-mail; der er ingen adgangskode at glemme.

Deltagere, betaling og rute

På turens side finder du et delbart invitationslink, en betalingsopsummering (totalpris, betalt, mangler og hvor mange deltagere der har betalt), en deltagerliste og et ruteoverblik. Under deltagere kan du redigere oplysninger, tilføje en deltager manuelt og slette en, der er tilmeldt ved en fejl. På ruteplanen lægger du stop på ruten; læs mere i guiden om ruteplanlægning. Ruteplanen rummer også en mulighed for at aktivere et link, som familier kan bruge til at følge med; den er beskrevet i guiden om følg-linket.

Ændringer og kontakt

Efter bestilling kan I ifølge kundeservice tilføje, fjerne og redigere deltagere, justere rute og stop og skifte afhentningssted. Ændringer i tidspunkt eller antal deltagere skal meldes til Vognfest hurtigst muligt, og så bekræfter Vognfest, om de kan gennemføres. Det samme gælder en ny dato. Er du i tvivl om noget andet, så spørg kundeservice i stedet for at gætte.

Én klasseadmin eller flere: sådan kan I dele rollen

Den, der bestilte, er klasseadmin. I kan godt dele opgaven mellem flere: på deltagerlisten vælger du Handling ud for en elev og Gør til klasseadmin, og eleven får en mail med et login-link, så de kan se, hvem der har betalt. Det kan være praktisk i større klasser. Det er derfor en god idé at beslutte tidligt, om I vil have en makker i rollen, i stedet for at opdage det en uge før turen.

Selv med én officiel klasseadmin kan arbejdet fordeles uden for systemet. Det er næste afsnit.

Arbejdsfordeling i klassen: forslag til hvem der gør hvad

Det følgende er råd, ikke regler. Tilpas dem til jeres klasse. Pointen er, at klasseadmin ikke også skal være kasserer, fotograf, rutekender og taler.

• Klasseadmin: bestiller, har login og kontakten til Vognfest, og holder øje med dashboardet.
• Betalingsansvarlig (valgfri): følger op på, hvem der mangler at betale, og minder om fristen. Det kan sagtens være en anden end klasseadmin; blot skal personen kunne få oplysningerne fra klasseadmin, da det er klasseadmin, der har adgang til oversigten.
• Ruteansvarlig: samler ønsker til stop fra klassen og foreslår en rækkefølge. Giv forslaget til klasseadmin, som lægger det ind.
• Kommunikationsansvarlig: holder klassens fælles chat ryddelig og sender de vigtige beskeder samlet.
• Pynt- og lydgruppe: tager sig af udsmykning og musik. Se idéer til pynt på vognen, og husk, at pynt og lyd skal afklares med Vognfest, inden I bygger noget.
• Plan B-ansvarlig: holder øje med vejret og husker klassen på paraplyer og tøj. Se guiden om vejret og plan B.

Skriv rollerne ned i klassens chat, så alle kan se, hvem de skal spørge. Det fjerner en hel del af den løbende uro i grupper, hvor alle spørger alle.

Tidsplan for klasseadmin: et forslag fra bestilling til dagen

Tabellen er et forslag, ikke en facitliste. Datoer for jeres afslutning afhænger af skolen, så spørg skolen, hvis I ikke kender dem. En mere detaljeret plan finder du i tidsplanen fra bestilling til dagen.

Kommunikation med klassen: sådan undgår du at blive en hotline

En stor del af rollen er ikke systemet, men beskederne. Nogle råd, der kan spare dig for gentagelser:

• Brug ét sted. Vælg klassens fælles chat til alt vedrørende turen, og bed folk spørge dér i stedet for privat.
• Fastlæg en deadline for tilmelding og betaling, og skriv den i invitationen. Den frist, der gælder for betalingen, står på turen i systemet.
• Gentag det vigtige kort. Link, frist, dato og tidspunkt i få linjer. Fastgør beskeden i chatten, hvis den mulighed findes.
• Ét svar til alle. Hvis flere spørger om det samme, så svar i fællesskab og tilføj det til den fastgjorte besked.
• Del kun det, andre skal bruge. En elevs betalingskode er personlig, og klassen behøver ikke se hinandens oplysninger.

Få inspiration til selve invitationsbeskeden i guiden om at invitere klassen til turen, og se, hvilke beslutninger klassen med fordel tager sammen, i klassens beslutninger.

Penge og betaling: hold overblikket uden at lægge ud

Hos Vognfest betaler hver elev sin egen andel med sin personlige betalingskode. Alle kan også betale en andel for en anden ved at bruge dennes kode, for eksempel hvis forældre vil betale for flere søskende. Betalingen kan ske med MobilePay, Apple Pay, Google Pay, Visa eller Mastercard. Turen er bekræftet, når hele prisen er betalt.

Dit job er at følge med, ikke at lægge ud. På turen kan du se, hvor meget der er betalt, hvad der mangler, og hvor mange deltagere der har betalt. Mangler nogen at betale, kan du minde dem venligt om fristen. Ifølge kundeservice kontakter Vognfest den ansvarlige direkte, hvis betalingen trækker ud, for at finde en løsning. Er klassens samlede beløb ikke betalt inden den oplyste frist, kan turen ifølge handelsbetingelserne annulleres. Hold derfor øje med fristen. Om klassekassen og fordelingen af regningen kan du læse i guiden om at dele regningen.

Hvad du er ansvarlig for, og hvad du ikke bærer alene

Mange tøver med at blive klasseadmin af frygt for at stå med alt ansvaret. Det er rimeligt at kende vilkårene, så du ved, hvad der står sort på hvidt. Her er det, handelsbetingelserne siger, i korte træk:

• Oplysningerne skal være korrekte. Den, der bestiller, står som ansvarlig over for Vognfest og indestår for, at oplysningerne om klassen, ruten og antallet af deltagere er korrekte.
• Er den ansvarlige under 18 år, skal aftalen godkendes af en forælder eller værge, før den er bindende.
• Skader på vognen ud over almindeligt slid faktureres efter regning til den, der har forårsaget skaden, eller, hvis det ikke kan afklares, til den, der står som ansvarlig for turen. Det er et godt argument for at aftale adfærd i klassen på forhånd.
• Chaufføren har det sidste ord om sikkerheden om bord og kan afbryde turen ved farlig adfærd. Sker det, refunderes beløbet ikke.
• Reglerne for alkohol om bord oplyses inden turen, og det er Vognfest, I skal spørge, ikke chaufføren på dagen.

Til gengæld står der også, at hvis Vognfest ikke kan stille en vogn på dagen, finder de en anden vogn, og lykkes det ikke, får I hele det betalte beløb tilbage. Aflysningen er i så fald Vognfests ansvar, ikke jeres. Er du i tvivl om, hvor langt dit ansvar rækker i en bestemt situation, så skriv til Vognfest og få svaret skriftligt.

Afbestilling og ændringer: det skal du kende som klasseadmin

Beslutningen om at aflyse kan klasseadmin tage fra dashboardet, men det er dyrt at fortryde. Der er ingen fortrydelsesret på en bestilt studentertur, fordi persontransport på en bestemt dato er undtaget; i stedet gælder afbestillingsvilkårene i handelsbetingelserne:

• Hvad I skal betale, afhænger af, hvor tæt på turen I afbestiller. Jo tættere på turen, jo mere skal I betale.
• De præcise vilkår står i handelsbetingelserne.

Det er derfor en god idé at aftale med klassen, at dato og antal er besluttet, før du bestiller. Læs også guiden om afbestilling og ændringer.

Tjekliste til dig som klasseadmin

• Klassen er enig om dato, vogntype og startpostnummer.
• I har et rimeligt bud på antal elever. Se hvor mange elever der skal være.
• Det er afgjort, om depositum betales af én eller hele klassen.
• Du har bestilt via beregneren og gemt bekræftelsen.
• Invitationslinket er delt i klassens chat, med en tilmeldingsfrist.
• Rollerne er fordelt (betaling, rute, pynt, kommunikation).
• Du tjekker dashboardet jævnligt: tilmeldte og betalingsbjælken.
• Ruten er lagt ind, og klassen har set den.
• Ændringer i tidspunkt og antal er meldt til Vognfest hurtigst muligt.
• Du har læst handelsbetingelserne, især afbestilling og ansvar.
• Dagen: du ved, hvem der er kontaktperson, og hvad klassen skal medbringe. Se hvordan dagen foregår.

Mere om rammerne for studenterkørsel finder du på siden om studenterkørsel og i den komplette guide til studentervognen.

Hvad hvis klasseadmin ikke kan, eller ikke vil, mere

Det sker, at en klasseadmin bliver syg, flytter eller mister overblikket. Gør det let for andre at træde til: Skriv aftaler i klassens fælles chat, og del ikke kun vigtige oplysninger i private beskeder. Husk, at logins og bestillingen er knyttet til klasseadmins e-mail, så en anden kan ikke bare overtage uden videre. Kontakt Vognfest, hvis rollen skal deles eller overdrages, så hjælper de, jf. kundeservice om flere adgange.

Er klasseadmin en stor opgave?

Det er et overkommeligt job, hvis opgaverne deles, og hvis klassen svarer til tiden. Selve bestillingen tager ifølge Vognfest under et minut. Den største arbejdsbyrde er at få folk til at tilmelde sig og betale, og den bliver mindre med en klar frist og en fast betalingsansvarlig.

Kan klasseadmin få hjælp til at kontakte Vognfest?

Ja. Klasseadmin kan kontakte Vognfest via kundeservice. Skriv gerne med turens dato og klassens navn, så kan Vognfest finde jeres tur hurtigere.

Skal alle i klassen have en konto?

Nej. Ifølge Vognfests kundeservice behøver kun den, der bestiller eller administrerer turen, en konto. Almindelige deltagere kan tilmelde sig via invitationslinket og betale med deres egen kode uden at registrere sig. De kan dog logge ind senere, hvis de ønsker at se historik.

Kan en anden end klasseadmin betale for mig?

Ja. Alle kan betale en andel for en anden ved at bruge dennes betalingskode på siden Betal med kode. Det kan for eksempel være forældre, eller en kammerat, der dækker en andel.

Hvad sker der, hvis en elev tilmelder sig ved en fejl?

Ifølge kundeservice kan klasseadmin se alle tilmeldte i sit dashboard og fjerne deltagere igen, hvis nogen er tilmeldt ved en fejl. Er du i tvivl om en betaling allerede er sket, så kontakt Vognfest, før du retter.

Hvad koster det at være klasseadmin?

Selve rollen koster ikke noget ekstra. Prisen er fast pr. elev, og klasseadmin betaler kun sin egen andel, medmindre klassen selv aftaler andet. Ved bestilling vælger klasseadmin dog, om kun egen del eller hele klassens depositum betales; det er en aftale i klassen, ikke et krav fra Vognfest.