Studentervogn antal elever: hvad betyder klassens størrelse?

Hos Vognfest er prisen fast pr. elev, så studentervogn antal elever påvirker både den samlede bestilling og antallet af betalinger. En bestilling kan rumme fra 1 til 200 elever. Her får I overblikket over, hvordan holdets størrelse påvirker andele, rute og stop og ændringer, og hvad man bør afklare ved en hel årgang eller flere klasser på samme vogn.

Sådan hænger antal elever og bestilling sammen

Prisen er fast pr. elev, og den afhænger af, hvor turen starter, og hvor mange I er. Det betyder, at hver elev kender sin egen andel, og at den samlede regning følger antallet af elever, der bestilles. Det, der ændrer sig med holdets størrelse, er derfor først og fremmest, hvor mange der skal samles om at betale, og hvor mange der skal have plads på ruten. Vil I se tallet for netop jeres klasse, så brug prisberegneren, som er uforpligtende. Reglerne står i Vognfests handelsbetingelser.

Andele og betaling for små og store hold

Ved bestilling betales et depositum, og resten betaler eleverne hver for sig inden turen. Hver elev har sin egen andel og sin egen personlige betalingskode, uanset om holdet er lille, mellemstort eller en hel årgang. Andelen afhænger af, hvor turen starter, og ikke af, hvor mange I er i alt; se prisberegneren for jeres tal. Se også guiden om, hvad en studentervogn koster.

Et større hold betyder flere betalinger at holde styr på. Et mindre hold betyder færre, der skal dele den samlede bestilling, men hver elevs egen andel er stadig fast.

Studentervogn til en lille klasse

En lille klasse er ikke stillet dårligere hos Vognfest, fordi prisen er fast pr. elev. Kommer der flere med, vokser den samlede bestilling, men ikke den enkeltes andel.

Et lille hold har til gengæld færre hænder til at samle ind og ofte færre, der har adresser langs ruten. Det kan gøre det lettere at planlægge, men det er en praktisk erfaring og ikke en regel. Vælg vogntype ud fra stemning og behov i stedet for holdets størrelse; vogntyperne er til for at passe til dagen.

Hvor mange kan der være på en studentervogn

Her må vi være ærlige: Vognfests kilder opgiver ikke et antal pladser pr. vogn. Det, der står, er, at en bestilling kan omfatte fra 1 til 200 elever, og at lastbilen på bestillingssiden beskrives som "plads til hele klassen og et anlæg". Det er en beskrivelse, ikke en kapacitetsgaranti.

Kender I ikke antallet af pladser på den vogntype, I har lyst til, så spørg Vognfest, før I bestiller, især hvis holdet er stort, eller hvis I vil have anlæg, pynt eller bagage med. Tal ikke med jer selv til, at "det nok kan lade sig gøre". Oplys det rigtige antal, for den, der bestiller, indestår ifølge handelsbetingelserne for, at oplysningerne om klassen, ruten og antallet af deltagere er korrekte.

Studentervogn til hele årgangen eller flere klasser

Mange årgange vil gerne køre samlet, andre vil have hver klasse for sig. Kilderne siger intet om, hvordan en bestilling med flere klasser eller hold skal skrues sammen, ud over at antallet pr. bestilling ligger mellem 1 og 200. Det kan I bruge til at stille de rigtige spørgsmål:

• Én bestilling eller flere? Hvis hver klasse betaler for sig og har sin egen dato eller rute, er det oplagt at bestille hver for sig. Vil I køre sammen, så skriv til Vognfest og forklar, hvordan I vil dele turen.
• Hvilken vogn? Spørg, hvor mange der er plads til på den vogntype, I overvejer, og om en samlet årgang kræver mere end én vogn.
• Hvem er ansvarlig? Den, der bestiller, bliver klasseadmin og står som ansvarlig. Hos en stor årgang kan opgaven med fordel deles; klasseadmin kan selv gøre flere til klasseadmin på deltagerlisten.
• Betalingen: Hver elev betaler sin egen andel med sin egen kode, uanset hvor mange der er på holdet.

Det er også en god idé at tale med skolen om, hvordan flere klasser skal fordeles på dagen, men det er skolens beslutning, og den tager Vognfest ikke stilling til. Læs også gennemgangen af reglerne for studenterkørsel, før I planlægger noget stort.

Hvem tæller med i antallet af elever

I Vognfests vilkår og kundeservice er det "elever", der bestilles og betales pr.: prisen er pr. elev, og hver elev får en personlig betalingskode. Der står ikke noget om lærere, forældre, søskende eller andre gæster som en del af antallet, og vi vil ikke gætte på det.

Er I i tvivl om, om en person skal regnes med i antallet, så spørg Vognfest, inden I bestiller. Sørg også for, at alle, der tæller med, har en plads og en betalingskode. Husk, at alle kan betale en elevs andel med elevens kode, for eksempel hvis forældre vil betale for en elev.

Sådan tæller I eleverne rigtigt

Et forkert antal giver enten en regning, der ikke passer, eller en plads for lidt. Prøv denne fremgangsmåde:

1. Lav en fælles liste over klassens elever med navne. Spørg alle direkte, i stedet for at gå ud fra, at "alle kommer med".
2. Sæt en svarfrist, og gør det tydeligt, at tilmelding betyder, at man også betaler sin andel.
3. Skriv nogle af de mulige afbud ned, men bestil ikke efter et gæt. Det antal, I bestiller, er det, bestillingen regnes ud fra.
4. Regn totalen ud i beregneren, og fortæl klassen, hvad hver enkelt skal betale, inden I bestiller.
5. Gem listen, så den kan sammenlignes med de tilmeldte i oversigten over turen.

Ændre antal elever efter bestilling

Kundeservice skriver, at klasseadmin kan tilføje, fjerne og redigere deltagere, og at nye elever kan tilmelde sig via klassens link og få deres egen betalingskode på mail. Men andelene regnes ud fra det antal elever, der blev bestilt. Derfor står der også i vilkårene, at ændringer i antal deltagere skal meldes til Vognfest hurtigst muligt, hvorefter de bekræfter, om ændringen kan gennemføres, og hvad den eventuelt koster.

Det betyder i praksis: at en elev tilmelder sig via linket, er ikke det samme som, at det bestilte antal er ændret. Skriv til Vognfest, så snart I ved, at holdet bliver større eller mindre, og vent ikke til dagen. Hvad en ændring kommer til at koste, kan vi ikke sige på forhånd. Gå også ud fra, at afbestillingsvilkårene i handelsbetingelserne gælder, hvis en hel tur aflyses. Læs mere i guiden om afbestilling og ændringer.

Flere elever betyder flere stop: tænk på ruten

Antallet af stop påvirker tiden på dagen. Ifølge Vognfests kundeservice anbefales højst 8-10 stop på en aftentur, og tidsestimatet regner som standard 15-20 minutter ved hvert stop oven i køretiden. Flere stop er muligt, men giver mindre tid pr. stop.

Regn selv med: 8 stop gange 15 minutter er 2 timer ved stop, 10 stop gange 20 minutter er godt 3 timer og 20 minutter, og dertil kommer køretiden mellem stopene. Større hold har ofte flere hjem, der skal besøges, og flere, der gerne vil have et stop, så her skal I prioritere hårdt. Det er bedre at fjerne et stop end at stresse afsted, som kundeservice selv skriver.

• Saml elever med nærtliggende adresser på samme stop, hvis det er muligt.
• Brug et fælles afhentningssted og et fælles slutsted.
• Aftal på forhånd, hvem der bestemmer, hvis tiden løber.

Læs mere i guiden til ruteplanlægning og i beskrivelsen af, hvordan dagen foregår.

Betaling: sådan deler I regningen

Ved bestilling betales et depositum. Den, der bestiller, vælger enten at betale hele klassens depositum eller kun sin egen del. Vælges det sidste, er datoen reserveret, når klassen tilsammen har betalt hele depositummet. Resten betaler hver elev inden turen med sin personlige kode, og turen er bekræftet, når hele prisen er betalt.

Jo flere elever, desto flere skal huske at betale til tiden, og desto vigtigere er et overblik. Sæt en intern frist før den frist, Vognfest oplyser. Læs hvordan betalingskoderne virker, og se hvordan I deler regningen. Hvad prisen omfatter, står i guiden om, hvad der er med i prisen.

Praktisk tjekliste inden I bestiller

• Antal elever er optalt og bekræftet, og I ved, hvem der betaler.
• I har tjekket postnummeret for startstedet, så I kan se prisen i beregneren, og set prissiden.
• I har spurgt Vognfest om pladser, hvis holdet er stort, eller hvis I er flere klasser.
• Ruten har højst 8-10 stop, eller I har accepteret, at der bliver mindre tid pr. stop.
• Der er udpeget en klasseadmin, og eventuelt en til, hvis opgaven er stor.
• Vejret er tænkt ind; se vejret og plan B.

Vil I se, hvordan en bestilling foregår, finder I en trin-for-trin-gennemgang i guiden til at bestille studenterkørsel. Er I mere end én region, kan I også se landingssiderne for Sjælland, Fyn og Jylland.

Hvad kan I ikke regne med fra guiden her

Vi har bevidst ikke skrevet noget om, hvor mange der er på en vogn "normalt", eller hvad andre klasser plejer at gøre, for det har vi ikke noget kildegrundlag for. Vilkår, kapacitet og særlige ønsker afklares med Vognfest, og i tvivlstilfælde er det handelsbetingelserne, der gælder.

Hvor mange elever kan der højst være i en bestilling?

Op til 200 elever pr. bestilling. Beregneren accepterer et antal fra 1 til 200. Hvor mange der er plads til på selve vognen, oplyser kilderne ikke, så spørg Vognfest, hvis holdet er stort.

Bliver det billigere for hver, hvis vi er flere?

Nej. Prisen er fast pr. elev og afhænger af, hvor turen starter, og hvor mange I er; se prisberegneren. Hver elevs egen andel er fast og bliver ikke mindre af, at holdet er stort.

Kan flere klasser dele en studentervogn?

Kilderne beskriver ikke særlige regler for flere klasser på samme vogn. Kontakt Vognfest, forklar planen, og få svar på pladser, rute og hvem der er ansvarlig, inden I bestiller.

Kan vi ændre antal elever efter bestilling?

Ændringer i antal deltagere skal meldes til Vognfest hurtigst muligt. De bekræfter, om ændringen kan gennemføres, og hvad den eventuelt koster. Nye elever kan tilmelde sig via linket, men det bestilte antal ændres ikke af sig selv.

Hvor mange stop kan en stor klasse nå?

Kundeservice anbefaler højst 8-10 stop på en aftentur og regner med 15-20 minutter pr. stop som standard. Flere stop er muligt, men giver mindre tid ved hvert.

Tæller lærere og forældre med i antallet?

Det står ikke i Vognfests kilder. Betalingskoder gælder pr. elev. Er I i tvivl om en person i antallet, så spørg Vognfest, inden I bestiller.