Skal I afbestille eller ændre studentervognen, er det vigtigste at handle i god tid og at gøre det i den rigtige rækkefølge. Her er processen: hvem der kan ændre, hvad der kan rettes, hvad klassen bør gøre først, og hvordan I kontakter Vognfest. Selve vilkårene for afbestilling står i handelsbetingelserne.
Kilderne i denne guide. Guiden bygger på handelsbetingelserne, kundeservice-artiklen Bestil og ændre en tur og Priser og betaling. Står noget ikke dér, skriver vi "kontakt Vognfest" i stedet for at gætte. Det er ikke juridisk rådgivning. Vognfest sælger i øvrigt kun studentervognen med chauffør til kørslen, ikke kostumer, tøj, mad, fest eller huer, og arrangerer ikke dimission eller sidste skoledag.
Studentervogn afbestilling: det korte overblik
Når I har bestilt og betalt depositum, er aftalen indgået. Det er gratis at se prisen i prisberegneren; det er først, når I trykker Bestil og betaler depositum, at I binder jer. Derfor er det klogt at have dato, antal elever og postnummer på plads, inden I bestiller.
Hvad en afbestilling koster, afhænger af, hvor tæt på turen I siger fra. De præcise vilkår står i handelsbetingelserne, og dem gengiver vi ikke her, så I ikke læser en forkert eller forældet version. Læs afsnittet om afbestilling, før I beslutter noget. Der er desuden en særlig regel, hvis Vognfest selv ikke kan stille en vogn. Den kommer vi ind på længere nede.
Fortrydelsesret og afbestilling
Om en bestilt studentertur har fortrydelsesret, beskriver handelsbetingelserne selv. Slå det op dér, og læs, hvad de skriver om aftaler om transport på en bestemt dato. Vognfests egne afbestillingsvilkår står samme sted.
Vil I have en vurdering af jeres konkrete situation ud over det, der står i vilkårene, så kontakt Vognfest eller en forbrugerrådgiver. Det er ikke noget, vi kan afgøre her.
Hvad bør I afklare, før I afbestiller
Vilkårene kan ikke fortælle alt. Der er nogle spørgsmål, som I bør stille Vognfest og få svar på skriftligt, før I gør noget uigenkaldeligt:
- Hvordan tidsfristerne tælles, og hvad der gælder, hvis I ligger tæt på en grænse.
- Hvordan det allerede betalte depositum indgår, hvis der skal betales yderligere.
- Hvordan en eventuel refusion fordeles mellem de elever, der har betalt, og hvor hurtigt den udbetales.
- Hvad en ændret dato, et ændret tidspunkt eller et nyt antal elever koster, hvis noget.
- Hvad der gælder ved sygdom, dårligt vejr eller ændringer fra skolens side.
Pointen er, at det som regel er billigst og nemmest at ændre eller melde fra tidligt. Er I i tvivl om, hvilket trin I står i, så skriv til Vognfest med det samme.
Når Vognfest ikke kan stille en vogn
Her gælder en anden regel, fordi aflysningen så er Vognfests ansvar. Handelsbetingelserne siger, at hvis Vognfest ikke kan stille en vogn på dagen, uanset om turen skulle køres af Vognfest selv eller en samarbejdspartner, så finder Vognfest en anden vogn. Lykkes det ikke, får I hele det betalte beløb tilbage. I skal ikke selv rykke en underleverandør.
Vilkårene siger intet om yderligere erstatning eller om, hvor hurtigt et beløb betales tilbage. Det er noget, I skal spørge Vognfest om.
Ændre studentervogn booking: det kan klassen rette
Kundeservice-artiklen beskriver, hvad der kan ændres efter bestilling. Her er de ting, der står i kilden:
- Tilføje, fjerne og redigere deltagere.
- Justere rute og stops.
- Skifte afhentningssted.
Vil I vide, hvordan ruten lægges, så se guiden om ruteplanlægning.
Tidspunkt, antal elever og dato
Ændringer i tidspunkt eller antal deltagere skal meldes til Vognfest hurtigst muligt. Vognfest bekræfter, om ændringen kan gennemføres, og hvad den eventuelt koster (handelsbetingelserne). Det samme gælder datoen: skal den ændres, så kontakt Vognfest hurtigst muligt, og de bekræfter, om den nye dato kan lade sig gøre. Der står ikke, om en datoændring tæller som en afbestilling. Det skal I få at vide, før I beslutter noget.
Postnummeret og prisen
Prisen afhænger af, hvor turen starter, og hvor mange I er. Flytter I startstedet til et andet postnummer, kan det derfor påvirke prisen. Hvordan det håndteres i en eksisterende booking, står ikke i kilderne. Kontakt Vognfest, før I flytter startstedet, og brug prisberegneren til at se, hvad prisen er.
Hvem der kan ændre og aflyse studenterkørsel
Den, der bestiller turen, bliver klasseadmin. Klasseadmin kan redigere turen, tilføje og fjerne deltagere, lægge ruten, kontakte Vognfest og aflyse en tur fra dashboardet. Almindelige deltagere kan se turen og betale deres andel, men ikke ændre i den.
Handelsbetingelserne tilføjer, at den, der bestiller, står som ansvarlig over for Vognfest og indestår for, at oplysningerne om klassen, ruten og antallet af deltagere er korrekte. Er den ansvarlige under 18 år, skal aftalen godkendes af en forælder eller værge, før den er bindende. Det er derfor en god idé, at klassen på forhånd er enig om, hvem der er klasseadmin, og at vedkommende ikke lukker eller aflyser noget uden at tale med de andre.
Hvordan I vælger en bestiller, og hvordan I deler ansvaret, kan I læse mere om i guiden til at bestille og i leje studentervogn trin for trin.
Depositum, delbetaling og enkelte elevers betaling
Ved bestilling betales et depositum. Den, der bestiller, vælger, om vedkommende betaler kun sin egen andel af depositummet eller hele klassens depositum. I det første tilfælde er datoen reserveret, når klassen tilsammen har betalt depositummet. I det andet tilfælde er den reserveret med det samme.
Restbeløbet betales inden turen af hver elev for sig. Hver elev har en personlig betalingskode som reference, og alle kan betale en anden elevs andel ved at bruge hans eller hendes kode. Turen er bekræftet, når hele prisen er betalt. Er klassens samlede beløb ikke betalt inden den oplyste frist, kan turen annulleres.
Hvad sker der med den enkelte elevs betaling ved afbestilling?
Det står ikke i vilkårene. Afbestillingsreglerne regner på turens samlede pris, ikke på den enkelte elevs andel, og der står intet om, hvordan en eventuel refusion fordeles mellem de elever, der har betalt. Det betyder, at I bør aftale internt, hvem der får hvad tilbage, og kontakte Vognfest, før nogen går ud fra, at et bestemt beløb kommer retur. Lad ikke én person stå med hele regningen, fordi koderne har været brugt på kryds og tværs.
Mere om at betale for hinanden står i guiden om betalingskoder og i kundeservice-artiklen Sådan betaler eleverne. Vil I se, hvordan regningen kan deles, så læs guiden om at dele regningen.
Hvad klassen bør gøre først, hvis noget skal ændres
Her er en rækkefølge, der kan hjælpe, før I afbestiller eller ændrer. Den er et forslag, ikke et vilkår.
- Tjek datoen og dagene tilbage. Tæl, hvor mange dage der er til turen, og slå op i handelsbetingelserne, hvad der gælder på det tidspunkt. Er I tæt på en frist, så skriv til Vognfest med det samme.
- Tjek antal elever. Skal der kun tilføjes eller fjernes nogle få elever, er det en ændring, ikke en afbestilling. Meld antallet hurtigst muligt til Vognfest.
- Tal sammen i klassen. Hvis én person er klasseadmin, skal de andre vide, hvad der er på vej. Spørg om dato, antal og betaling er det, der faktisk skal ændres.
- Se, hvem der har betalt hvad. Oversigten over turen viser, hvem der mangler at betale. Skriv ned, hvem der har betalt og hvor meget, før der aflyses.
- Kontakt Vognfest skriftligt. Beskriv, hvad I vil, og bed om en konkret bekræftelse af, hvad det betyder for jer. Gem svaret.
- Først derefter: aflys eller ret. Aflysning fra dashboardet er en handling med økonomiske følger, som afhænger af tidspunktet.
Fælder, der er nemme at falde i
At vente, til alle er sikre
Når tvivl trækker ud, risikerer I, at vilkårene bliver strengere, jo tættere I kommer på turen. Er klassen uenig, så beslut en dato for, hvornår I beslutter. Det kan koste mindre at ændre noget tidligt end at afbestille sent.
At tro, at en ny rute ændrer alt
Er jeres problem en forkert rute eller et forkert stop, kan den normalt rettes uden at gøre turen til en afbestilling. Vil I se, hvordan dagen kan hænge sammen, så læs sådan foregår dagen.
At lade afbestilling og vejr blandes sammen
Hvad der gælder ved dårligt vejr, står ikke i kilderne. Spørg Vognfest, før I planlægger efter noget bestemt. Vi har en særskilt guide til vejret og plan B.
At bestille, før noget er afklaret
Brug beregneren uforpligtende, tal med klassen, og find først ud af, hvem der er klasseadmin og hvor mange I er. Læs også den komplette guide til studentervognen, hvis I er i tvivl om, hvad I bestiller, og se siden om at leje studentervogn for overblikket.
Sådan kontakter I Vognfest
Er I i tvivl, så skriv til Vognfest, og beskriv dato, antal elever, postnummer og hvad I vil. Klager skal I også skrive til Vognfest om først. Kommer I ikke videre, nævner handelsbetingelserne, at du kan klage til Nævnenes Hus, Center for Klageløsning, eller bruge EU-Kommissionens online klageportal. Betingelserne står på handelsbetingelser-siden, og læs mere om hele forløbet i oversigten over studenterkørsel.
Kan vi afbestille studentervognen helt gratis?
Det afhænger af, hvor tæt på turen I afbestiller, og det står i handelsbetingelserne. Kontakt Vognfest, hvis jeres situation er særlig, og få svaret skriftligt.
Hvornår er det for sent at afbestille studenterkørsel?
Jo tættere på turen, jo mere er der typisk på spil, fordi vogn og chauffør er reserveret til jer. De præcise vilkår står i handelsbetingelserne. Er I tæt på en frist, så kontakt Vognfest med det samme.
Kan vi ændre studentervogn booking, hvis vi bliver færre elever?
Ja, antallet af deltagere kan ændres, men det skal meldes til Vognfest hurtigst muligt. Vognfest bekræfter, om ændringen kan gennemføres og hvad den eventuelt koster. Kilderne siger ikke mere om prisen ved færre elever.
Hvem kan aflyse eller ændre bookingen?
Klasseadmin, altså den, der har bestilt turen, kan redigere turen og aflyse den fra dashboardet. Almindelige deltagere kan se turen og betale deres andel, men ikke ændre i den.
Får de enkelte elever deres penge tilbage ved refusion af studentervogn?
Det står ikke i vilkårene, hvordan en refusion fordeles mellem elever. Afbestillingsreglerne regner på turens samlede pris. Aftal internt, hvem der har betalt hvad, og kontakt Vognfest, før I regner med et bestemt beløb.
Hvad sker der, hvis Vognfest ikke kan stille en vogn?
Så finder Vognfest en anden vogn til jer. Lykkes det ikke, får I hele det betalte beløb tilbage. Aflysningen er Vognfests ansvar, og I skal ikke selv rykke en underleverandør.
Er der fortrydelsesret på en bestilt studentervogn?
Det beskriver handelsbetingelserne. Læs, hvad de skriver om aftaler om transport på en bestemt dato, og kontakt Vognfest, hvis I er i tvivl om jeres situation.