Studenterkørsel pris: sådan deler klassen regningen uden bøvl

Studenterkørsel pris deles bedst ved, at hver elev betaler sin egen andel i stedet for, at én lægger ud for hele klassen. Hos Vognfest er prisen fast pr. elev, der betales et depositum ved bestilling, og hver elev har en personlig betalingskode. Ingen skal jagte penge i klassens chat, og man kan betale for en kammerat med hans eller hendes kode.

Problemet: den ene, der lægger ud

De fleste klasser kender mønstret. Én tager ansvar, finder en vogn, siger ja til en dato og overfører et beløb for at sikre den. Derefter begynder den lange række af beskeder: "Hvem har betalt?", "Jeg overfører i weekenden", "Hvad var kontonummeret igen?". Den, der lagde ud, ender som klassens inkassator, og det er sjældent den opgave, man glædede sig til i de sidste uger før studenterkørslen.

Det er ikke ond vilje, når pengene kommer langsomt. Nogle skal vente på lommepenge eller løn, andre har glemt det, og nogle forældre vil gerne se, hvad pengene går til, før de betaler. Men resultatet er det samme: Regningen for studenterkørsel er stor nok til, at ingen har lyst til at stå alene med den, og alt for lille til, at det virker rimeligt at skrive en formel rykker til sine klassekammerater.

Hele pointen med en delt regning er at flytte den daglige opfølgning væk fra en enkelt person. Resten af guiden gennemgår, hvordan I gør det i praksis: først hvilke løsninger klasser plejer at vælge og hvor de skranter, derefter hvordan Vognfest-modellen er bygget, og til sidst en række konkrete scenarier, hvor noget ikke går efter planen. Vil I først se prisen for jeres egen klasse, så brug prisberegneren og læs videre bagefter.

Sådan deler klasser regningen for studenterkørsel, og fælderne

Her er de tre måder, klasser typisk deler regningen på, og en ærlig vurdering af, hvad der kan gå galt ved hver af dem. Det er et resonnement og ikke en statistik: Vi har ikke tal på, hvor ofte de går galt, men fælderne følger logisk af, hvordan pengene bevæger sig.

Én betaler alt og kræver pengene bagefter

Det er den hurtigste vej til en reserveret dato og samtidig den dyreste for den, der gør det. Den, der lægger ud, bærer hele risikoen, hvis nogen ikke betaler, og kan ikke selv bestemme, hvornår pengene kommer tilbage. Er den ansvarlige under 18 år, kommer der desuden det praktiske spørgsmål, om en forælder skal godkende aftalen. Det kræver handelsbetingelserne nemlig i det tilfælde.

En fælles klassekasse eller en fælles konto

Klassekassen virker godt, når klassen allerede har én. Fælden er, at pengene hurtigt bliver blandet med andet: kopier til festen, en gave til en lærer, en bus til en anden tur. Så kan ingen længere se, hvad der er sat af til vognen, og det er svært at dokumentere over for forældrene, hvem der har betalt hvad. En klassekasse kræver også en person, der administrerer den, og så er I tilbage ved problemet fra før.

Et regneark og MobilePay mellem eleverne

Mange laver et regneark med navne og beløb, og så overfører alle til den, der har bestilt. Det fungerer, så længe alle skriver deres navn på overførslen, og så længe den, der holder regnearket, orker at opdatere det. Fælden er, at betalingen og regnearket ikke hænger sammen: Ingen kan på et blik sige, om turen er betalt, og beløbet står på den ansvarliges private konto, indtil vedkommende selv overfører det videre.

Vognfests model: prisen pr. elev og en kode til hver

Vognfest er bygget omkring den idé, at ingen skal lægge ud for andre. Prisen er fast pr. elev, og den afhænger af, hvor turen starter, og hvor mange I er. Den præcise pris for jeres klasse kan I se i prisberegneren, og prissiden samler det overordnede.

Det betyder, at den, der bestiller, ikke behøver at gætte på, hvad den enkelte skal betale. Alle elever har samme andel, og den kan findes, før I overhovedet har besluttet noget. Se også guiden om, hvad en studentervogn koster.

Sådan hænger trinnene sammen

1. Én bestiller turen. Ved bestillingen betales et depositum. Den, der bestiller, vælger, om det er kun hendes eller hans egen del af depositummet eller hele klassens depositum.
2. Klassen får et link. Den, der har bestilt, deler invitationslinket via klassens fælles chat, Facebook-gruppe eller mail. Hver elev tilmelder sig med navn og e-mail og får sin personlige betalingskode på mail.
3. Hver elev betaler med sin kode. Koden er referencen på betalingen. Man kan betale med MobilePay, Apple Pay, Google Pay eller kort (Visa og Mastercard).
4. Turen er bekræftet, når hele prisen er betalt.

Eleverne behøver ikke oprette en konto for at betale. Kun den, der bestiller og administrerer turen (klasseadmin), får en konto, og den oprettes automatisk ud fra den e-mail, der bestilles med. Du kan læse mere om det på siden om konto og invitationer.

Studenterkørsel pris i praksis: find jeres andel

Regnestykket for den enkelte er kort. Prisberegneren viser jeres samlede pris og jeres andel pr. elev, når I har valgt, hvor turen starter, og hvor mange I er. Derfra deler betalingen sig i to dele:

• Depositummet betales ved bestilling. Det er en del af jeres andel og ikke et tillæg, så det trækkes fra, når eleven senere betaler resten.
• Resten er det, der mangler på jeres andel, når depositummet er betalt. Den betaler eleven med sin personlige kode, før turen er bekræftet.

En elev betaler altså præcis sin andel i alt, uanset om det sker i to bidder (depositum og rest) eller i ét beløb. På siden Betal med kode kan eleven altid se, hvad der mangler.

Andelene regnes ud fra det antal elever, der blev bestilt, så andelen står fast, uanset hvor mange der endnu har meldt sig til. Skal I tilføje en elev senere, melder vedkommende sig til via klassens link og får sin egen kode på mail.

To valg ved bestilling: egen del eller hele klassens depositum

Det vigtigste valg i hele forløbet træffes, når I bestiller, og det er et valg, den ansvarlige bør træffe sammen med klassen. De to muligheder har forskellige konsekvenser for både klassekassen og datoen.

Valg 1: Hver betaler sit eget depositum

Den, der bestiller, betaler kun sin egen andel af depositummet. De øvrige elever betaler deres depositum med deres egne koder, og datoen er reserveret, når klassen tilsammen har betalt depositummet for hele turen. Det er summen af betalingerne, der tæller, så det er ligegyldigt, om nogle betaler hele deres andel med det samme, mens andre nøjes med depositummet.

• Fordel: Ingen skal lægge ud for andre. Alle bærer præcis deres egen andel, og den ansvarlige risikerer ikke at sidde med et stort udlæg.
• Ulempe: Datoen er først reserveret, når nok har betalt. Hvis jeres ønskedato er eftertragtet, kan det trække ud, hvis klassen er langsom til at betale.
• Passer til: klasser, hvor datoen ikke er presserende, eller hvor eleverne erfaringsmæssigt får betalt hurtigt, når de har fået linket.

Valg 2: Jeg lægger hele depositummet ud

Her betaler den, der bestiller, hele klassens depositum med det samme. Datoen er reserveret med det samme, og bagefter betaler hver elev kun resten af sin andel i stedet for hele andelen.

• Fordel: Datoen er låst, uden at I skal vente på klassen. Det er den sikre vej, hvis dagen er vigtig.
• Ulempe: Én person har betalt langt mere end sin egen del. Vedkommende har lagt de andres depositum ud. Fordi eleverne bagefter kun skylder resten, er det de andres del af depositummet, I selv skal afregne indbyrdes, for eksempel med MobilePay eller via klassekassen.
• Passer til: klasser, hvor datoen skal være sikret hurtigt, og hvor den, der bestiller, uden problemer kan lægge beløbet ud, for eksempel fordi klassekassen dækker det, eller fordi forældre er enige om at gå sammen om det.

Sådan vælger I

Vi anbefaler, at I stiller sig selv tre spørgsmål, inden I trykker bestil:

1. Er jeres dato en, som andre klasser sikkert også vil have? Så er valg 2 trygt, og valg 1 kræver en klasse, der betaler hurtigt.
2. Er der en konkret kilde til depositummet, som alle har godkendt, for eksempel klassekassen? Så kan valg 2 gøres uden, at en enkelt elev bærer en privat risiko.
3. Kender I klassen? Hvis I allerede nu ved, at betaling plejer at trække ud, er det bedre at tage valget bevidst end at opdage det senere.

Er I i tvivl om, hvilket valg der passer til jer, så kontakt kundeservice, inden I bestiller.

Den personlige kode og betaling for en anden

Hver elev får en personlig betalingskode, som er referencen på betalingen. Koden står i den mail, eleven får ved tilmelding. Eleven går til Betal med kode, taster koden og ser, hvad der mangler på vedkommendes andel. Man kan betale med MobilePay, Apple Pay, Google Pay eller kort.

Hvis depositummet endnu ikke er betalt, og I har valgt, at hver betaler sit eget, kan eleven vælge mellem at betale kun depositummet eller hele sin andel med det samme. Vælger eleven kun depositummet, betaler vedkommende resten senere med den samme kode.

Man kan betale for en anden. Den, der betaler, taster blot den andens kode på siden Betal med kode. Der er et lille felt til betalerens eget navn, som man kan udfylde, hvis man betaler for en anden. Det er praktisk i mange situationer, og de næste afsnit viser nogle af dem.

Scenarier: sådan løser I de situationer, der opstår

En forælder betaler for to søskende

To søskende går i hver sin klasse, og deres forældre vil gerne klare begge betalinger i ét hug. Forælderen finder de to koder (hver elev har fået sin på mail) og betaler dem én ad gangen. Hver betaling hører til sin kode, så hver klasse kan se, at netop denne elevs andel er betalt.

En klassekammerat har ikke pengene lige nu

En elev venter på løn, og beløbet falder først efter, at alle andre har betalt. En anden elev i klassen tilbyder at dække andelen. Vedkommende taster kammeratens kode og betaler, og andelen står som betalt. Hvordan pengene bagefter udlignes mellem de to, er en privat aftale, og Vognfest er ikke part i den. Vi anbefaler, at I aftaler tidspunktet og beløbet i skrift, så der ikke opstår misforståelser.

Klassen vil have datoen låst hurtigt

Det er en klassiker. En populær lørdag i juni er vigtig, og klassen vil ikke risikere, at den bliver taget af andre, mens man venter på de sidste betalinger. Løsningen er valg 2 i afsnittet ovenfor: Den, der bestiller, betaler hele klassens depositum, og datoen er reserveret med det samme. Aftal på forhånd, hvordan de andres del af depositummet skal betales tilbage, og hvem der er ansvarlig for at samle dem ind. Det er den eneste del af regnskabet, der ikke løses af koderne.

Nogen betaler for sent

Den, der har bestilt, kan i oversigten over turen se, hvem der mangler at betale. Hvis betalingen trækker ud, kontakter Vognfest den ansvarlige direkte for at finde en løsning, så turen kan gennemføres som planlagt. Vi anbefaler alligevel, at klassen selv sætter en intern frist, der ligger før den frist, Vognfest oplyser, så der er tid til at rykke i god tid. Er klassens samlede beløb ikke betalt inden den oplyste frist, kan turen ifølge handelsbetingelserne annulleres. Vent derfor ikke på, at fristen nærmer sig.

Nogen melder fra

Det er det scenarie, hvor vi bevidst er forsigtige, for det er handelsbetingelserne, der gælder, og ikke vores skøn. Betingelserne siger, at ændringer i antallet af deltagere skal meldes til Vognfest hurtigst muligt, og at Vognfest bekræfter, om ændringen kan gennemføres, og hvad den eventuelt koster. De siger ikke noget om, at en enkelt elev kan trækkes ud af regningen på egen hånd. Hvad det betyder for jeres klasse og for den frafaldne elevs andel, må I derfor spørge kundeservice om, før I lover eleven noget.

Hele turen kan afbestilles, men hvad det koster, afhænger af, hvor tæt på turen I afbestiller. Læs de fulde vilkår i handelsbetingelserne og i guiden om afbestilling og ændringer.

Sådan følger klasseadmin betalingerne

Den, der har bestilt turen, er klasseadmin og kan følge med i betalingerne. Efter log ind med en engangskode, der sendes til e-mail-adressen (der er ingen adgangskode), kan vedkommende se jeres tur, og oversigten viser blandt andet, hvor meget klassen har betalt, og hvor meget der mangler. På deltagerlisten står hver elev med navn, kontaktoplysninger, beløb, betalt og status.

• Se hvem der mangler. Oversigten viser betalt og mangler, både som beløb og som antal betalte deltagere.
• Dele linket igen. Invitationslinket kan altid hentes frem og deles igen, hvis nogen er faldet ud af tråden.
• Tilføje eller fjerne deltagere. Klasseadmin kan tilføje en deltager manuelt og fjerne en, der har tilmeldt sig ved en fejl.

Vi anbefaler, at klasseadmin kigger på oversigten på faste dage, for eksempel hver søndag aften, og sender en kort besked til dem, der mangler. Du behøver ikke vide, hvem der har betalt hvad, for oversigten viser det. Det er hele formålet med koderne.

Betalingsmåder og sikkerhed

Vognfest modtager MobilePay, Apple Pay, Google Pay og betalingskort (Visa og Mastercard). Betalingen gennemføres hos betalingsudbyderen PensoPay, og ifølge handelsbetingelserne passerer kortoplysninger aldrig Vognfests egne servere. Alle priser er i danske kroner og inklusive moms.

Af praktiske grunde kan det være en fordel, at eleverne selv vælger den betalingsmåde, de er vant til. De elever, der er under 18 år, kan have brug for en forælders MobilePay eller kort. Her er det en fordel at sige det tidligt i klassen, så betalingen ikke strander på sidste dag.

Sådan bliver studenterkørslen bekræftet

Der er to milepæle, og de er værd at skille ad:

1. Datoen er reserveret, når der samlet er betalt depositum for hele turen. Med valg 2 sker det med det samme, ved valg 1 når klassen tilsammen har nået beløbet.
2. Turen er bekræftet, når hele prisen er betalt.

Det er altså ikke nok at have betalt depositum for at have en bekræftet tur. På siden Betal med kode kan alle se, om turen er reserveret, og hvor meget klassen har betalt. Hvad der kommer til at ske på selve dagen, kan I læse i guiden til dagens forløb, og forløbet fra ønske til afgang er samlet i guiden til at leje en studentervogn trin for trin.

Det er inkluderet i prisen pr. elev

Når I regner på studenterkørsel pris, er det en fordel at vide, hvad prisen dækker, så ingen overraskes bagefter. Prisen pr. elev omfatter vogn og chauffør, kørsel mellem jeres stop, en forsikring, der dækker passagererne, og kontakt til chaufføren på dagen. Har I særlige ønsker, for eksempel pynt eller musikanlæg, så kontakt Vognfest i god tid før turen.

Husk, at hvert stop tager tid inklusive ind- og udstigning, så en meget lang rute presser tidsplanen. Spørg Vognfest, hvis I er i tvivl om, hvad der kan nås. Bruger I tid på at sammenligne tilbud fra flere udbydere, kan tjeklisten til at sammenligne tilbud hjælpe jer med at stille de samme spørgsmål til alle.

Tjekliste til klassen, inden I bestiller

1. Find prisen pr. elev i beregneren. Det er uforpligtende at se prisen.
2. Skriv den samlede pris, depositummet og jeres andel pr. elev ned.
3. Beslut, om den, der bestiller, betaler kun sin egen del eller hele klassens depositum, og hvordan et eventuelt udlæg betales tilbage.
4. Aftal en intern betalingsfrist, der ligger før den frist, I får oplyst.
5. Sørg for, at den ansvarlige har en e-mail, der kan modtage engangskoder, og at en forælder eller værge er med, hvis vedkommende er under 18 år.
6. Del invitationslinket, og bed alle gemme mailen med deres egen kode.
7. Aftal, hvem der kigger på oversigten, og hvor tit.
8. Tjek, hvad I gør, hvis nogen melder fra. Spørg kundeservice, inden det sker, og læs afbestillingsvilkårene i handelsbetingelserne.

Typiske fejl, der gør regningen besværlig

• Man venter med at dele linket. Så går der dage, hvor ingen kan betale. Del det samme dag, I har bestilt.
• Man glemmer, at andelene regnes på det bestilte antal. Bestiller I til flere, end der melder sig, er der stadig lige så mange andele, som der blev bestilt. Tal om, hvordan I vil håndtere det, før I bestiller.
• Man blander depositum og rest. Har den ansvarlige betalt hele klassens depositum, skylder eleverne kun resten og ikke hele andelen. Tjek beløbet på siden Betal med kode, inden I betaler.
• Man bruger en privat konto som mellemled. Det er netop det, som koderne er til for at undgå.
• Man tager afbud for givet. Hvad der sker, når en elev melder fra, afhænger af handelsbetingelserne og af en aftale med kundeservice, ikke af, hvad klassen har besluttet.
• Man glemmer at gemme koden. Koden står i den mail, eleven fik ved tilmelding. Beder eleven om hjælp, kan klasseadmin se alle deltagere og deres koder.

Til forældre, der betaler for deres barn

Mange elever får hjælp fra forældrene til at betale studenterkørsel. Her er de praktiske ting, der er værd at kende. Forælderen behøver ikke have en konto hos Vognfest, men kan bruge barnets kode og siden Betal med kode. Er barnet under 18 år og er den, der har bestilt turen, kræver handelsbetingelserne, at aftalen godkendes af en forælder eller værge, før den er bindende.

Er der tvivl om, hvad pengene dækker, kan forældre læse kundeservice om priser og betaling, hvor det står, hvad der er inkluderet. Spørgsmål om afbestilling og vilkår besvares i handelsbetingelserne. Rutens detaljer og de lovregler, vognen skal leve op til, findes i guiden om regler for studenterkørsel.

Opsummering: studenterkørsel pris uden at nogen står alene med regningen

Det er ikke prisen, der er svær, når en klasse skal betale for studenterkørsel. Det er fordelingen. En fast pris pr. elev gør regnestykket enkelt, en personlig kode gør betalingen sporbar, og to valg ved bestilling lader jer vælge mellem fleksibilitet og en hurtigt låst dato. Vælg bevidst, aftal en intern frist og hold øje med oversigten, så er I langt væk fra klassens inkassator. Vil I se tallet for jeres egen klasse, så start i beregneren.

Skal alle i klassen betale lige meget for studenterkørsel?

Ja, prisen er fast pr. elev, så alle elever har samme andel. Hvad den er, afhænger af, hvor turen starter, og hvor mange I er; se prisberegneren. Vil klassen fordele det anderledes, for eksempel så nogen betaler lidt mere, må I regulere det indbyrdes.

Hvor meget skal den, der bestiller, betale ved bestilling?

Det afhænger af valget. Vælger vedkommende kun sin egen del, betaler han eller hun sin andel af depositummet. Vælger vedkommende hele klassens depositum, betaler han eller hun hele depositummet for turen, og datoen er reserveret med det samme.

Kan en elev betale for en kammerat?

Ja. Man taster kammeratens personlige kode på siden Betal med kode og betaler vedkommendes andel. Det samme gælder forældre, der betaler for flere børn. Hvordan beløbet bagefter gøres op mellem de to, er en privat aftale.

Hvad sker der, hvis nogen ikke har betalt til tiden?

Den, der har bestilt, kan se i oversigten, hvem der mangler at betale. Trækker betalingen ud, kontakter Vognfest den ansvarlige direkte for at finde en løsning. Er klassens samlede beløb ikke betalt inden den oplyste frist, kan turen annulleres ifølge handelsbetingelserne, så hold øje i god tid.

Kan en elev melde fra, efter vi har bestilt?

Det afgør handelsbetingelserne og kundeservice. Betingelserne siger, at ændringer i antal deltagere skal meldes hurtigst muligt, og at Vognfest bekræfter, om ændringen kan gennemføres, og hvad den eventuelt koster. Kontakt kundeservice, før I lover en elev noget, og læs afbestillingsvilkårene for hele turen.

Hvornår er turen bekræftet?

Turen er bekræftet, når hele prisen er betalt. Datoen er reserveret tidligere, nemlig når klassen samlet har betalt depositummet. Reservationen er altså ikke det samme som en fuldt betalt tur.

Hvilke betalingsmåder kan eleverne bruge?

MobilePay, Apple Pay, Google Pay samt Visa og Mastercard. Betalingen gennemføres hos betalingsudbyderen PensoPay, og alle priser er i danske kroner og inklusive moms.