Inviter klassen til studenterkørsel: sådan får I alle med

Når turen er bestilt, får klasseadmin et invitationslink, som deles med klassen. Eleven åbner linket, ser turens detaljer, skriver navn og e-mail (telefon er valgfrit) og trykker "Tilmeld mig turen". Så får eleven sin personlige betalingskode og sin andel. Her er, hvad det indebærer, hvordan I får alle med, og hvad I gør, hvis nogen glemmer det.

Sådan virker invitationen, når I skal invitere klassen

Hos Vognfest er det ikke én person, der betaler for hele klassen og bagefter jagter pengene. Én fra klassen bestiller turen, og derefter tilmelder hver elev sig selv via et fælles link. Det er tilmeldingen, der giver eleven en egen betalingskode og en egen andel. Uden tilmelding er der ikke nogen kode at betale med.

Det gør invitationen til det trin, hvor planlægningen går fra "en fra klassen har styr på det" til "alle er med". Har I ikke bestilt endnu, så start med at beregne prisen i prisberegneren. Den er gratis at bruge, og her kan I se, hvad en tur koster for jeres antal elever og jeres postnummer.

Det får klasseadmin: et link og en QR-kode

Den, der bestiller turen, bliver klasseadmin. På turens side finder klasseadmin et delbart invitationslink med en "Kopiér"-knap og en QR-kode, som kan scannes med telefonens kamera. Vognfests egen vejledning beskriver, at linket kan deles via klassens fælles chat, en Facebook-gruppe eller mail. Det står også i kundeservice-artiklen om konto og invitationer.

Klasseadmin har også en deltagerliste. Her ser man de tilmeldte, deres kontaktoplysninger, hvad de skal betale, hvad de har betalt, og en status for hver. Øverst er der en optælling af inviterede, accepterede, betalte og det beløb, der mangler. Det er det værktøj, der gør det muligt at se, hvem der endnu ikke er kommet med. Rollen er beskrevet nærmere i guiden om klasseadminens rolle.

Sådan deler du invitationslinket med klassen

Selve delingen er teknisk simpel: kopier linket, og send det. Det, der afgør, om alle faktisk tilmelder sig, er mest, hvordan og hvornår I sender det. Her er nogle råd, ikke regler:

• Brug klassens fælles kanal. Er der en gruppechat eller en anden kanal, som alle allerede følger, så send linket dér frem for til enkeltpersoner. Så ser alle det samtidig, og ingen kan sige, at de ikke fik det.
• Skriv en kort tekst til. Et link alene bliver let overset. Skriv, hvad det er til, hvad eleven skal gøre, og hvornår I gerne vil have svar. Et eksempel: "Nu kan I tilmelde jer studenterturen via linket her. Det tager under et minut. Efter tilmeldingen får I en betalingskode på mail. Tilmeld jer senest på fredag."
• Sæt en frist. En dato gør, at det ikke bliver "det gør jeg senere". Vælg en frist, der passer til jeres egen tidsplan og til, hvornår I selv skal give Vognfest besked om noget.
• Inddrag forældrene. Mange elever vil gerne have, at en forælder ser betalingen. Overvej at sende linket eller en kort forklaring til forældrene, eller at bede eleverne videresende betalingskoden, når de har fået den. Læs mere i guiden om at følge studentervognen med et link til forældrene.
• Del det i en lukket kanal. Linket er tænkt til klassen. Overvej derfor ikke at lægge det på åbne sider eller i offentlige opslag, men i en gruppe, hvor kun klassen er med.
• Brug QR-koden, hvis I mødes. Er hele klassen samlet til et møde, kan QR-koden vises på en skærm eller på et ark, så alle kan tilmelde sig med det samme.

Det ser eleven, når linket åbnes

Eleven behøver ikke at oprette en konto. Ifølge Vognfests kundeservice kan almindelige deltagere tilmelde sig og betale via linket uden at registrere sig. Når linket åbnes, ser eleven:

• turens status, så man kan se, om den er bekræftet eller ej,
• klassens eller skolens navn, dato og by,
• en eventuel besked fra klasseadmin, hvis klasseadmin har skrevet en til klassen,
• en tilmeldingsformular med overskriften "Tilmeld dig turen".

Er linket forkert kopieret eller ikke længere gyldigt, får eleven besked om, at invitationen ikke blev fundet. Er turen aflyst, kan man ikke længere tilmelde sig. Hvis en elev skriver, at linket ikke virker, så tjek først, at hele linket er kopieret med, og at det ikke er knækket over i flere linjer i chatten.

Tilmeld dig turen: det skal eleven angive

Formularen beder om tre ting:

1. Navn (påkrævet). Skriv det navn, som klasseadmin kan genkende på deltagerlisten.
2. E-mail (påkrævet). Her sendes betalingskoden hen, så brug en adresse, eleven faktisk læser. Er eleven under 18, kan en forælders adresse være en mulighed, hvis familien er enig om det.
3. Telefon (valgfrit).

Under knappen står der, at man efter tilmeldingen kan se sin betaling og turens detaljer. Hver e-mail kan kun tilmeldes én gang på samme tur. Prøver man igen med samme adresse, får man besked om, at man allerede er tilmeldt. Det er en fordel, hvis nogen trykker to gange, men det betyder også, at to søskende i samme klasse, hvis der er sådan et tilfælde, skal bruge hver sin e-mail.

Betalingskode og andel: det sker efter tilmeldingen

Lige efter tilmeldingen bliver eleven sendt til betalingssiden, hvor den personlige betalingskode står. Den sendes samtidig på mail. Koden er elevens reference på betalingen. Hvordan betalingen foregår trin for trin, og hvordan man betaler for en anden, står i guiden om betalingskoden og i kundeservice-artiklen sådan betaler eleverne hver for sig.

Andelen opstår også ved tilmeldingen. Prisen er fast pr. elev. Den afhænger af, hvor turen starter, og hvor mange I er; se prisberegneren. Ved bestilling betales et depositum, enten kun bestillerens egen del eller hele klassens. Er hele klassens depositum lagt ud, betaler hver elev kun resten af sin andel.

Andelene regnes ud fra det antal elever, der blev bestilt, så prisen pr. elev står fast. Bestil derfor gerne et antal, der ligger tæt på det, I tror, I ender på. Hvordan I finder antallet, kan du læse om i guiden om klassestørrelse og antal elever. Bliver der flere tilmeldte, end der er bestilt, eller ændrer antallet sig, så kontakt Vognfest, så I får et svar for jeres konkrete tur.

Få alle med på turen: forslag til forløbet

Der er ingen fast køreplan for en invitationsrunde, men en simpel rækkefølge gør det lettere for klasseadmin. Et forslag, som I kan tilpasse:

1. Før invitationen: Aftal i klassen, at turen bestilles, og hvem der gør det. Se hvordan I bestiller studenterkørsel.
2. Dag 0: Send linket sammen med en kort tekst og en frist.
3. Efter to-tre dage: Kig på deltagerlisten, og send en venlig påmindelse til hele gruppen.
4. Ved fristen: Se, hvem der mangler, og skriv direkte til dem.
5. Derefter: Følg op på betalingerne. Det næste trin er at sikre, at alle faktisk har betalt deres andel, se hvordan I deler regningen.

Hvis I vil have et større overblik over, hvad der skal ske hvornår frem mod dagen, kan I kigge i guiden om tidsplanen fra bestilling til dagen.

Hvis nogen glemmer at tilmelde sig

Der vil næsten altid være en eller to, der ikke har set linket eller ikke har fået det gjort. Det er ikke et tegn på, at noget er gået galt. Her er, hvad I kan gøre:

1. Tjek listen, ikke hukommelsen. Deltagerlisten viser, hvem der er tilmeldt. Sammenlign den med klasselisten.
2. Send linket igen, direkte. Den nemmeste løsning er at sende linket til de enkelte elever, ikke bare endnu en gang i gruppen, hvor det drukner.
3. Spørg, om der er en anden grund. Nogle har ikke e-mail ved hånden, andre venter på en forælder, og nogle ved endnu ikke, om de er med. Respektér, at ikke alle har samme situation.
4. Tilføj eleven manuelt, hvis det er den nemmeste vej. Klasseadmin kan tilføje en deltager manuelt i deltagerlisten med navn, e-mail og telefon. Vil I være sikre på, at eleven får en betalingskode og den rigtige andel, så spørg Vognfest, hvordan det bedst gøres for jeres tur, i stedet for at gætte.
5. Husk nytilkomne. Kundeservice skriver, at nye elever kan tilmelde sig via klassens link og få deres egen betalingskode, men kontakt Vognfest, hvis antallet ændres efter bestillingen.

Er en elev tilmeldt ved en fejl, kan klasseadmin fjerne vedkommende igen fra deltagerlisten. Kundeservice nævner netop det som en mulighed.

Privatliv og forældre: det siger Vognfests egen politik

Når elever skriver navn og e-mail ind, er det personoplysninger. Vognfests privatlivspolitik beskriver, at navn og e-mail på klassekammerater bruges til at sende invitationen og holde styr på, hvem der har betalt deres andel. Den beskriver også, at turer og deltagerlister gemmes, mens turen er aktiv, og i op til 12 måneder derefter, og at man har ret til indsigt, rettelse og sletning ved at skrive til Vognfest.

Politikken skriver desuden, at en stor del af brugerne er under 18, at en aftale om en studentertur skal godkendes af en forælder eller værge, og at Vognfest anbefaler, at en voksen inddrages, inden turen bestilles og betales. Det er derfor en god idé, at invitationen er noget, forældrene kan se og forstå. Se også handelsbetingelserne for de juridiske rammer.

Som klasseadmin kan du gøre det nemt for klassen ved at skrive, hvad linket bruges til, og at tilmeldingen kun kræver navn og e-mail. Vil nogen ikke dele oplysningerne i en klassechat, kan de i stedet bede om at få linket direkte.

Tjekliste til invitationsrunden

• Turen er bestilt, og depositum er betalt.
• Linket er kopieret helt, og QR-koden er hentet frem, hvis den skal bruges.
• Der er en kort tekst med frist, så ingen er i tvivl om, hvad de skal gøre.
• Linket er sendt til klassens fælles kanal, og forældrene er informeret.
• Deltagerlisten er tjekket efter to-tre dage.
• De sidste er kontaktet personligt.
• Alle ved, at de skal betale med deres egen kode, og at andre også kan betale deres andel.
• Vejr, pynt og rute er næste punkter, se ruteplanlægning og afbestilling og ændringer.

Vil du vide mere om selve studenterkørslen, så start på siden om studenterkørsel.

Spørgsmål om at invitere klassen

Skal alle i klassen have en konto for at tilmelde sig?

Nej. Ifølge Vognfests kundeservice kan almindelige deltagere tilmelde sig og betale via linket uden at oprette konto. Det er kun den, der bestiller og administrerer turen, der har brug for adgang til turen, og man logger ind med en engangskode, der sendes til e-mailen.

Hvad skal eleven skrive, når de tilmelder sig?

Navn og e-mail er påkrævet, og telefonnummer er valgfrit. Efter tilmeldingen får eleven sin personlige betalingskode, både på siden og på mail.

Hvordan deler jeg invitationslinket bedst?

Kopier linket fra turens side, eller vis QR-koden, og send det i klassens fælles chat eller gruppe sammen med en kort forklaring og en frist. Overvej at give forældrene besked, og undgå at lægge linket på åbne sider.

Hvad gør vi, hvis en elev tilmelder sig med en forkert e-mail?

Så får eleven ikke betalingskoden på den rigtige adresse. Klasseadmin kan rette en deltagers oplysninger eller fjerne deltageren i deltagerlisten, og eleven kan derefter tilmelde sig igen. Er du i tvivl, så kontakt Vognfest.

Kan en forælder betale for eleven?

Ja. Alle kan betale en elevs andel ved at taste elevens kode på siden Betal med kode. Derfor kan eleven sende koden videre til en forælder.

Er det for sent at tilmelde sig, når turen er bekræftet?

Kundeservice skriver, at nye elever kan tilmelde sig via klassens link og få en betalingskode. Ændrer antallet af elever sig efter bestillingen, så kontakt Vognfest, så I får svar for jeres tur. Er turen aflyst, kan man ikke tilmelde sig.