Leje studentervogn: sådan går det til, trin for trin

Når I skal leje en studentervogn, lejer I en godkendt vogn med chauffør, ikke en bil I selv kører. Forløbet har fem trin: se prisen, bestil med depositum, invitér klassen, lad hver elev betale sin andel, og kør afsted. Her er de fem trin forklaret så grundigt, at I ved, hvem der gør hvad, hvornår I skal begynde, og hvad der oftest går galt.

Det er en tjeneste, I lejer, ikke en bil

Ordet "leje" får mange til at tænke på en udlejningsbil: man henter nøglen, kører selv og afleverer igen. Sådan er en studentervogn ikke. Studenterkørsel hedder eksamenskørsel i lovgivningen og har sine egne krav til køretøj, indretning og fører. Både vognen og ladindretningen skal være godkendt af en synsvirksomhed, og føreren skal have kørekort til køretøjets kategori. Derfor er det altid en vogn med chauffør, I lejer. Det er en tjeneste, ikke et køretøj.

For jer betyder det tre ting. For det første skal ingen i klassen have et bestemt kørekort eller finde en lastbil. For det andet er der en voksen professionel bag rattet, som kender vognen og kan sige til, hvis noget er uforsvarligt. For det tredje er det vognmandens opgave at have godkendelser og forsikring i orden og med i vognen. Det kan I læse mere om i gennemgangen af reglerne for studenterkørsel og på siden om reglerne.

I prisen ligger vogn og chauffør, kørslen mellem jeres stop, en forsikring der dækker passagererne, og kontakt til chaufføren på dagen. Prisen er fast pr. elev og afhænger af, hvor turen starter, og hvor mange I er. Vil I se tallet for præcis jeres klasse, så skriv antal elever og postnummer i prisberegneren. Det koster ikke noget at se prisen.

Hvem der gør hvad, når I lejer

Inden vi går gennem trinene, er det nyttigt at kende rollerne, for de fleste misforståelser opstår, fordi to personer tror, den anden tager sig af en opgave.

• Klasseadmin er den ene person, der bestiller turen. Vedkommende kan redigere turen, tilføje og fjerne deltagere, lægge ruten og kontakte os. Klasseadmin står også som ansvarlig over for os og indestår for, at oplysningerne om klassen, ruten og antallet af deltagere er korrekte.
• Eleverne kan se turen og betale deres egen andel, men ikke ændre i den. De behøver ikke oprette en konto.
• Vognfest er jeres aftalepart og sørger for, at kørslen bliver udført som aftalt. Nogle ture kører vi selv, andre lægger vi ud til en samarbejdspartner. Det ændrer ikke, at I handler med os, og I får at vide, hvem der kører.
• Chaufføren kører, har det sidste ord om sikkerheden om bord og er den, I kontakter på dagen.

Vi anbefaler, at klassen udpeger klasseadmin med omhu. Vælg en, der svarer på beskeder, ikke er væk i ugevis, og kan tåle at blive spurgt om det samme femten gange. Er den ansvarlige under 18 år, skal aftalen godkendes af en forælder eller værge, før den er bindende. Det står i handelsbetingelserne, og det er klogt at få på plads, før I bestiller, ikke bagefter.

Hvornår I skal begynde at leje en studentervogn

Svaret er: tidligere end I tror. Antallet af godkendte vogne er begrænset, og de første uger af juni er den travleste periode. Datoen er først reserveret, når depositummet er betalt, så et "vi tager det snart" reserverer ingenting.

Vi kan ikke love, hvornår netop jeres dato bliver udsolgt, og vi skriver derfor ikke en skarp frist, der ikke findes. Men vi kan give et råd om rækkefølgen:

1. Tal om dato i klassen, så snart eksamensplanen kendes. Hvilken dag er realistisk, og hvilken er plan B? Har I to mulige dage, så notér begge, før I bestiller.
2. Se prisen allerede nu. Det er uforpligtende, og det giver klassen et konkret tal at forholde sig til i stedet for et rygte.
3. Bestil, når I har dato og et ca. antal elever. Antallet behøver ikke være endeligt, men det skal være ærligt. Det er det antal, prisen regnes ud fra.
4. Brug tiden bagefter på rute og betaling. Det er dér, den lange tid går, og det kan ikke gøres, før turen er bestilt.

Der er også en økonomisk grund til ikke at vente. Afbestillingsvilkårene er trappede efter, hvor langt der er til turen (mere om det nedenfor). Jo tidligere I har styr på, om I kører, jo billigere er det at ombestemme sig.

Trin 1: Se prisen, før I involverer klassen

Det første trin er det mindste, men det fortjener omtanke. I beregneren vælger I vogntype, antal elever, dato, tidspunkt og postnummer. Så står prisen pr. elev og for hele turen. I binder jer ikke, før I trykker Bestil og betaler depositum.

Hvad I skal have styr på inden

• Antal elever. Tæl dem, der faktisk skal med, ikke hele årgangen.
• Postnummeret, turen starter fra. Prisen afhænger af, hvor turen starter. Det er startstedet, ikke skolens adresse, der tæller, hvis de to er forskellige.
• Vogntype. Vælg efter hvad klassen har lyst til, og hvor mange I er. Vogntyperne er forklaret på deres egen side.
• Dato og tidspunkt. De afgør, om vognen er ledig.

Hvad kan gå galt

Den hyppigste fejl er at regne med for få elever for at få prisen til at se pæn ud. Totalen følger antallet af elever, og det er totalen, depositum og afbestilling regnes af. En anden klassiker er at skrive et postnummer i nærheden af det rigtige startsted og regne med den pris. Kontrollér postnummeret i beregneren i stedet for at gætte. Hvordan klassen kan dele regningen internt, er beskrevet i guiden om at dele regningen.

Trin 2: Bestil og betal depositum

Når klassen har sagt ja til dato og pris, er det klasseadmin, der bestiller. Det foregår ved, at man trykker Bestil i beregneren, udfylder sine oplysninger og betaler et depositum. Betalingen kan ske med MobilePay, Apple Pay, Google Pay eller kort. Man behøver ikke oprette en konto først: turen kobles på den email, man bestiller med, og man logger ind med en engangskode, der sendes dertil. Der er ingen adgangskode at glemme.

To måder at betale depositum på

Her skal klasseadmin vælge, og valget har betydning:

• Kun sin egen del af depositummet. Så er datoen reserveret, når klassen tilsammen har betalt depositummet. Det er billigt for klasseadmin, men datoen er ikke sikret, før de andre har betalt.
• Hele klassens depositum. Så er datoen reserveret med det samme. Bagefter betaler hver elev kun resten af sin andel.

Vi anbefaler hele klassens depositum, hvis datoen er eftertragtet, og I har tillid til, at klassen betaler. Er den ikke, eller har klasseadmin ikke lyst til at have klassens depositum stående som udlæg, så vælg egen del og få de første indbetalinger ind hurtigt. Læg mærke til, at man kan betale for andre med deres kode, så klassens depositum kan også samles ind af flere personer.

Hvad I forpligter jer til

Aftalen er indgået, når I har bestilt, og depositummet er betalt. Der er ikke fortrydelsesret på bestillingen, fordi persontransport på en bestemt dato er undtaget fra den almindelige fortrydelsesret. I stedet gælder afbestillingsvilkårene, som er beskrevet nedenfor og i handelsbetingelserne. Læs dem, før I trykker Bestil. Det tager få minutter, og det er dem, der gælder, hvis noget ændrer sig.

Hvad kan gå galt

• Klasseadmin bestiller, før klassen er enig om dato. Så ender I med at afbestille.
• Der bestilles med en privat email, som siden mistes, eller en skolemail, der lukker efter eksamen. Brug en adresse, du stadig har i juni.
• Ingen i klassen ved, at datoen først er reserveret, når depositummet er dækket. Sig det højt.

Trin 3: Invitér klassen

Efter bestillingen får klasseadmin et delbart link. Det deles i klassens fælles chat, Facebook-gruppe eller på mail. Når en elev klikker på linket, ser vedkommende turens detaljer, udfylder navn og email (gerne telefon) og tilmelder sig. Eleven får sin personlige betalingskode på mail og kan betale med det samme. Eleven behøver ikke oprette en konto.

Sådan får I alle med

1. Send linket det samme sted, som klassen i forvejen læser beskeder. En mail, som ingen åbner, hjælper ikke.
2. Skriv tre ting i samme besked: hvad det koster pr. person, hvornår der er dato, og hvad man gør nu (tilmeld dig, og betal).
3. Følg op efter få dage. Klasseadmin kan se alle tilmeldte i sit dashboard og dermed hvem der mangler.
4. Fjern fejl hurtigt. Er nogen tilmeldt ved en fejl, kan klasseadmin fjerne dem igen. Nye elever kan altid komme til via samme link.

Hvad kan gå galt

Det klassiske problem er den stille del af klassen: dem, der ikke svarer, men som egentlig gerne vil med. Ring eller skriv direkte til dem, i stedet for at håbe på, at fællesbeskeden når frem. Et andet problem er forældre, der ikke ved, hvad deres barn har tilmeldt sig. Giv gerne eleverne en kort tekst, de kan videresende, og husk, at forældre kan betale en andel for deres barn ved at taste barnets kode. Hvis I har flere admins i tankerne, kan klasseadmin selv gøre flere til klasseadmin på deltagerlisten (Handling, Gør til klasseadmin). Mere om konti og invitationer står i artiklen om konto og invitationer.

Trin 4: Lad hver elev betale sin egen andel

Hver elev har sin egen personlige betalingskode, og koden er referencen på betalingen. Den enkelte betaler sin andel med MobilePay, Apple Pay, Google Pay eller kort. Ingen skal lægge ud for klassen, og når hele prisen er betalt, er turen bekræftet. Det er den sætning, hele forløbet er bygget om: indtil hele beløbet er betalt, er turen ikke bekræftet.

Hvordan man betaler for en anden

Går man til Betal med kode og taster en andens kode, betaler man vedkommendes andel. Det er praktisk, når forældre betaler for flere søskende, eller når klassen vil dække en kammerat. Det betyder også, at man skal passe på sin kode: send den kun til den, der skal betale for dig. Hvis koden havner i en gruppechat, kan en kammerat i god tro betale en andel, du allerede har betalt selv. Se først, hvad der står i oversigten, før du betaler for andre.

Hvem følger op på betalingen?

Klasseadmin kan i oversigten over turen se, hvem der mangler at betale. Trækker betalingen ud, kontakter vi den ansvarlige for at finde en løsning, men vilkårene siger også, at turen kan annulleres, hvis klassens samlede beløb ikke er betalt inden den oplyste frist. Brug derfor fristen aktivt. Skriv den ind i klassens chat, og sæt en påmindelse en uge før.

Hvad kan gå galt

• En elev betaler kun depositumandelen og tror, det var det hele. Forklar forskellen på depositum og restbeløb i invitationen.
• To personer betaler for den samme elev, fordi ingen kiggede i oversigten.
• Klasseadmin bliver rykker for hele klassen. Del opgaven: bed to elever om at rykke for hver deres halvdel af listen.
• En elev bliver syg eller dropper ud, efter andelen er betalt. Her gælder de samme afbestillingsvilkår og ændringsregler, som for hele turen, så kontakt os hurtigst muligt.

Der er en grundigere gennemgang af betalingsflowet i Sådan betaler eleverne hver for sig.

Trin 5: Læg ruten og kør afsted

Ruten er den del af forløbet, som de fleste glæder sig til, og den, der oftest bliver udskudt. Den lægges i turens rute-sektion, hvor klasseadmin tilføjer stop med adresse eller navn, forventet ankomsttid og eventuelt en note, for eksempel hvem der åbner døren, eller om der serveres mad. Stop kan trækkes op og ned, og tidsestimatet opdateres, så I kan se, om en omlægning gør turen længere eller kortere. Chaufføren får den samme plan, som I ser.

Sitets tommelfingerregel er et kvarter til tyve minutter pr. stop, inklusive ind- og udstigning. Vi anbefaler højst otte til ti stop på en aftentur, så der er tid til at være sammen ved hvert sted. Fartgrænserne er 40 km/t i tættere bebygget område og 60 km/t uden for, og eksamenskørsel må ikke finde sted på motorvej eller motortrafikvej. Det gør afstandene længere, end de ser ud på kortet.

Selve ruten har vi gjort til sin egen guide, fordi der er meget at tage stilling til: sådan laver I en rute, der hænger sammen. Her nøjes vi med at pege på tre fælder, der koster, når I lejer en vogn:

• For mange stop. Seks stop kan lyde som ingenting, indtil I ganger med tyve minutter og lægger køretiden oveni.
• Uklare adresser. Skriv adressen præcist, og skriv hvem der skal stå klar. En chauffør, der leder efter et hus, spilder tid for hele klassen.
• Ingen plan B. Hvis en familie ikke er hjemme, eller en vej er spærret, skal klasseadmin vide, hvad man så gør.

Hvordan selve dagen forløber, kan I læse om i guiden om, hvordan studenterkørsel foregår.

Sådan ændrer I en tur, når I har lejet

Næsten alle ture ændrer sig lidt på vejen. Her er, hvad der kan ændres, og hvad der kræver, at I kontakter os.

Det klasseadmin kan selv

• tilføje, fjerne og redigere deltagere
• justere rute og stop
• skifte afhentningssted

Det I skal melde til os

Ændringer i tidspunkt eller antal deltagere skal meldes til os hurtigst muligt. Vi bekræfter, om ændringen kan gennemføres. Det samme gælder datoen: den vælger I ved bestilling, og skal den ændres, kontakter I os, så vi kan sige, om den nye dato kan lade sig gøre. Skriv det ikke på en lap papir eller i en gruppechat, som vi ikke kan se. Brug kontaktvejen på sitet, og gem svaret.

Vi lover ikke på forhånd, at en ændring går igennem, for det afhænger af, om vogn og chauffør er ledige. Det er en grund til at vælge dato med omhu fra begyndelsen. En ændring af antal elever ændrer totalen.

Skal I helt aflyse, kan klasseadmin gøre det fra dashboardet. Hvad det koster, afhænger af, hvor tæt på turen I er, som beskrevet i næste afsnit. Alle detaljer om at ændre en tur står i Bestil og ændre en tur.

Frister, I bør kende, når I lejer

Der er ikke mange frister i forløbet, men dem der er, koster penge, hvis man overser dem. Her er de to, der betyder mest.

• Betalingsfristen. Hele klassens beløb skal være betalt inden den oplyste frist, ellers kan turen annulleres. Følg op i oversigten, og ryk i god tid.
• Afbestilling. Hvad det koster at aflyse, afhænger af, hvor tæt på turen I afbestiller. Meld også ændringer i antal og tidspunkt med det samme. Vilkårene står i handelsbetingelserne, og guiden om afbestilling og ændringer gennemgår dem.

Kan vi ikke stille en vogn på dagen, finder vi en anden vogn til jer. Lykkes det ikke, får I hele det betalte beløb tilbage. Det står i vilkårene og er vores ansvar, ikke jeres.

Spørgsmål, I bør stille, før I lejer

Uanset hvor I lejer, er der få spørgsmål, som skiller de ordentlige tilbud fra de uklare. Svarene kan I få fra os, men tag spørgsmålene med til alle, I overvejer. Vi har samlet en længere vurdering i guiden om at vælge udbyder af udlejning af studentervogn. Her er kernen:

1. Er både vognen og ladindretningen godkendt, og hvornår udløber godkendelserne? De gælder ét år ad gangen og skal være med i vognen.
2. Foreligger der en forsikring, der dækker personskade på passagererne? Dokumentationen skal medbringes på turen.
3. Er prisen fast, og hvad udløser tillæg? Hos os er den fast pr. elev. Spørg andre præcis det samme.
4. Hvad sker der, hvis vi bliver færre? Find ud af, hvornår antallet låses, og hvad det betyder for dem, der har betalt.
5. Hvem kan vi ringe til på dagen? Et telefonnummer, der bliver taget, er værd mere end noget andet på listen.

Er tilbuddet fra en anden, så brug også tjeklisten til at sammenligne tilbud, så I sammenligner ens ting.

En tidslinje fra ønske til afgang

Her er forløbet i rækkefølge, så klasseadmin kan hænge det op. Tidspunkterne er råd, ikke regler, med undtagelse af betalingsfristen og afbestillingsvilkårene.

Dagen før afgang: en tjekliste

Dagen før er ikke tidspunktet til at opdage, at noget mangler. Men det er et fint tidspunkt til at tjekke, at alt er, som det skal være.

• Er turen bekræftet? Det er den, når hele prisen er betalt. Kig i oversigten og find ud af, hvem der eventuelt mangler.
• Har du chaufførens navn og nummer? Chaufførens kontaktoplysninger står i dashboardet senest inden turen. Gem dem i telefonen, og send dem til en medhjælper.
• Passer ruten med virkeligheden? Adresser, rækkefølge og forventede tider. Er alle hjemme på de adresser, hvor I stopper, og ved de, hvornår I kommer?
• Er alle mødetider tydelige? Vognmanden venter typisk 15 minutter ved et stop, så er der ikke tid til forsinkelser.
• Er deltagerlisten opdateret? Klasseadmin bør have en liste og tjekke ind ved hvert stop.
• Er vejret tjekket? Turen kører, også i regn. Tal med chaufføren om afdækning, hvis udsigten ser våd ud.
• Er særlige ønsker aftalt? Pynt, musikanlæg og lignende skal aftales i god tid før turen, ikke på dagen. Reglerne for alkohol om bord oplyses inden turen og kan variere efter vogntype. Spørg os, ikke chaufføren på dagen.
• Er personlige ejendele hjemme? Forsikringen dækker ikke automatisk telefoner, smykker og tøj. Lad dyre ting blive hjemme.

Hvordan selve aftenen så udfolder sig, med afhentning, stop og afslutning, er beskrevet i guiden om dagen for studenterkørsel.

Når noget går galt: fem typiske situationer

De fleste problemer ved at leje en studentervogn er ikke store, men de vokser, hvis ingen tager dem. Her er fem situationer og et forslag til, hvordan I håndterer dem.

Nogen vil ikke betale

Tal med dem privat, før det bliver en sag i gruppen. Er det et pengeproblem, kan en kammerat eller en forælder betale andelen med elevens kode. Er det ren ligegyldighed, er det klassens opgave at sige, at andres indbetaling ikke kan stå og vente. Kommer klassen ikke i mål, kan vi kontaktes, så vi sammen kan finde en løsning.

Flere vil med, end der er plads til

Det er et godt problem, og det løses ved at kontakte os hurtigt med det nye antal. Antallet af elever ændrer totalen, og vi bekræfter, om ændringen kan gennemføres, herunder om vognen har plads. Tag ikke bare nye elever ind i linket og håb på det bedste. Vogntypens kapacitet afgør, hvor mange der er plads til.

En dato viser sig umulig

Skal datoen flyttes, så skriv til os hurtigst muligt. Vi bekræfter, om en ny dato kan lade sig gøre. Det kan den ikke altid, og er det tæt på de travle dage i juni, er det sværere. Derfor er plan B-datoen fra begyndelsen værd at have.

Ruten er blevet for lang

Kig på tidsestimatet, og fjern et stop, før I fjerner tid ved de andre. Lad klassen stemme om, hvilket stop der er mindst vigtigt. Er I i tvivl om, hvad der er realistisk, så læs vejledningen i guiden om ruteplanlægning.

Vognen kan ikke stilles på dagen

Det skal ikke ske, men hvis det gør, er det vores ansvar. Vi finder en anden vogn til jer, og lykkes det ikke, får I hele det betalte beløb tilbage. I skal ikke selv forholde jer til en underleverandør.

Sådan holder I styr på det hele som klasseadmin

Klasseadmin har den største opgave i hele forløbet, og den er ikke teknisk. Den er social. Her er nogle små vaner, der hjælper:

• Én bekræftelse, ét sted. Gem mail, bekræftelse og chaufførens nummer i samme mappe eller note.
• Én fælles besked ad gangen. Hellere fire korte, tydelige beskeder end én lang, som ingen læser til ende.
• To hjælpere. Giv to elever opgaven at rykke for betaling, og to andre at hjælpe med ruten. Så er klasseadmin ikke den eneste, der ved, hvordan det hænger sammen.
• En liste over aftaler. Hvem har lovet at åbne hvilket hus? Hvem sørger for mad? Skriv det på ruten som note.
• Et sted til spørgsmål. Beder I klassen sende alle spørgsmål til klasseadmin, så hold selv en liste og svar samlet.

Husk også, at klasseadmin står som ansvarlig over for os. Skader på vognen ud over almindeligt slid faktureres efter regning til den, der har forårsaget skaden, eller, hvis det ikke kan afklares, til den, der står som ansvarlig for turen. Det er derfor værd at minde klassen om at behandle vognen ordentligt, og at chaufføren har det sidste ord om sikkerheden om bord. Kan chaufføren afbryde turen ved farlig adfærd, og sker det, refunderes beløbet ikke.

Forskellen på at leje her og at sammenligne flere

Mange klasser vil gerne se flere tilbud. Det er fornuftigt, og vi anbefaler det. Men sammenlign de rigtige ting. Prisen pr. elev er kun én del. Spørg også til, hvad der udløser tillæg, hvad der sker ved ændringer, hvordan betalingen foregår, og om I kan få fat i chaufføren på dagen. Hos os er svarene som beskrevet i denne guide: prisen er fast pr. elev, hver elev betaler sin egen andel, og chaufføren er til at få fat i.

Vil I have det hele samlet, så læs den komplette guide til studentervogn, og se prisen på siden studentervogn pris. Er I klar til at gå i gang, så er siden om at leje en studentervogn det sted, hvor I starter.

Hvem forløbet passer til

Hvis I er en gymnasieklasse, der skal på studenterkørsel, og I gerne vil slippe for at finde en vogn, en chauffør og en forsikring selv, så er forløbet ovenfor lavet til jer. Det passer til klasser, der vil have en fast pris, en tydelig rollefordeling og en betaling, hvor ingen skal lægge ud for andre. Det passer dårligere, hvis I vil leje en bil og køre den selv. Det er ikke muligt til eksamenskørsel.

Det vigtigste at tage med er, at forløbet er kort at beskrive og langt at gennemføre. Selve bestillingen tager et par minutter. Det er invitationerne, betalingerne, ruten og de små aftaler, der fylder ugerne. Begynd derfor tidligt, vælg en klasseadmin, der gider, og brug de fem trin som rækkefølge.

Spørgsmål?

Kan vi leje en studentervogn og selv køre den?

Nej. Eksamenskørsel må kun foregå på et køretøj, hvor både bilen og ladindretningen er godkendt af en synsvirksomhed, og føreren skal have kørekort svarende til køretøjets kategori. I praksis betyder det, at vognen altid kommer med chauffør. Se reglerne for detaljerne.

Hvornår skal vi begynde at leje en studentervogn?

Så tidligt som muligt, så snart dato og antal elever er nogenlunde på plads. Antallet af godkendte vogne er begrænset, og de første uger af juni er travle. Datoen er først reserveret, når depositummet er betalt, så vent ikke med at bestille, hvis I har fundet en dato, der passer.

Hvad koster det at leje en studentervogn?

Prisen er fast pr. elev og afhænger af, hvor turen starter, og hvor mange I er. Se den for jeres klasse i prisberegneren.

Hvor meget skal vi betale, når vi bestiller?

Et depositum. Den, der bestiller, vælger enten kun sin egen del af depositummet eller hele klassens. Betaler vedkommende hele klassens depositum, er datoen reserveret med det samme. Ellers er den reserveret, når klassen tilsammen har betalt depositummet.

Hvordan betaler eleverne hver for sig?

Hver elev får en personlig betalingskode, når vedkommende tilmelder sig via klassens link. Koden er referencen på betalingen, og der kan betales med MobilePay, Apple Pay, Google Pay eller kort. Man kan også betale for en anden ved at taste dennes kode. Turen er bekræftet, når hele prisen er betalt.

Kan vi ændre noget, efter vi har lejet vognen?

Ja, meget. Klasseadmin kan tilføje, fjerne og redigere deltagere, justere rute og stop og skifte afhentningssted. Ændringer i tidspunkt, dato eller antal deltagere skal meldes til os hurtigst muligt, og vi bekræfter, om de kan gennemføres.

Hvad koster det, hvis vi aflyser?

Det afhænger af, hvor tæt på turen I afbestiller. Der er ikke fortrydelsesret på en bestilling til en bestemt dato. Se handelsbetingelserne og guiden om afbestilling og ændringer.

Hvad hvis vognen ikke kan stilles på dagen?

Så finder vi en anden vogn til jer. Lykkes det ikke, får I hele det betalte beløb tilbage. Det gælder, uanset om turen skulle køres af os selv eller af en samarbejdspartner, og I skal ikke selv rykke en underleverandør.