Hos Vognfest findes der ingen fælles klassekasse til studenterkørslen: hver elev betaler sin egen andel med sin egen personlige betalingskode, så ingen behøver at samle penge ind eller lægge ud for de andre. Alligevel kan en klassekasse give mening til andre ting. Her er, hvad kassen kan bruges til, hvordan I holder øje med, hvem der har betalt, og hvordan I hjælper en kammerat diskret.
Hvorfor studenterkørsel ikke behøver en klassekasse
I mange klasser er det naturligt at tænke "vi samler penge ind", når der skal bestilles noget fælles. Med Vognfests beregner og betalingssystem er det ikke nødvendigt for selve vognen. Prisen er fast pr. elev, og hver elev betaler sin egen del. Den, der bestiller turen, behøver altså ikke at stå med klassens penge på sin egen konto og regne på, hvem der skylder hvad.
Det er en fordel, fordi den klassiske "kassemester"-opgave ofte ender som en ubehagelig opgave for én person: at rykke venner for penge, holde regnskab i en note på telefonen og forklare, hvorfor tallene ikke stemmer. Når betalingen ligger hos den enkelte elev, forsvinder det meste af det.
Hvad Vognfest er, og hvad vi ikke er. Vognfest er en booking-platform for studentervogne: vi formidler vognen og kørslen, og klassen betaler hver for sig. Vi sælger ikke pynt, kostumer, tøj, mad, fest, gaver eller huer, og vi arrangerer ikke dimission, sidste skoledag eller middage. Når guiden nævner en klassekasse, er det et råd om, hvordan en klasse selv kan organisere sig, ikke en tjeneste fra os.
Sådan er pengene organiseret hos Vognfest
Det her står i Vognfests egne vilkår og kundeservice, og mere end det vil vi ikke love. Kort fortalt:
- Prisen er fast pr. elev og afhænger af, hvor turen starter, og hvor mange I er. Hvad den bliver for jeres klasse, ser I i prisberegneren.
- Ved bestilling betales et depositum. Den, der bestiller, vælger enten kun at betale sin egen del af depositummet eller hele klassens depositum.
- Resten betaler eleverne inden turen, hver for sig, med deres personlige betalingskode. Turen er bekræftet, når hele prisen er betalt.
- Alle kan betale en andel for en anden elev ved at bruge dennes kode.
Trin for trin står det i guiden om betalingskoden, så det gentager vi ikke her. Resten af denne guide handler om det, der ligger rundt om: overblikket, den sociale side og en eventuel klassekasse til andre formål.
Sådan deler I beløbet mellem eleverne
Vælger den, der bestiller, kun at betale sin egen del af depositummet, betaler de øvrige elever deres andel af depositum og rest hver for sig. Vælger bestilleren at lægge hele klassens depositum ud, betaler de øvrige resten af deres andel. Det samlede beløb er det samme. Kender I antallet af elever, kan I altså dele den samlede pris fra beregneren med det antal og få elevens andel. Hvor mange elever en klasse skal regne med, kan klassestørrelse-guiden hjælpe med at vurdere.
Hvad kan en klassekasse bruges til i stedet
Hvis klassen alligevel har lyst til en fælles kasse, kan den bruges til ting uden for vognens pris. Det er idéer, ikke krav, og det er jeres egen beslutning, om I overhovedet vil have en.
Pynt og fælles udtryk
Mange klasser har lyst til at gøre vognen personlig. Pynten er ikke en del af Vognfests pris. Spørg kundeservice i god tid, hvad der er muligt på den vogn, I får, og læs idéerne i guiden om pynt til studentervognen. Pynt må ikke skjule nummerplader, sigtbarhed eller lys, og den må ikke kunne falde af undervejs.
Fælles ting til dagen
- Et fælles klassebillede eller en lille erindring til alle, fx en trykt plakat med hele klassen.
- Kopier af en fælles sang eller et rim, hvis I vil have tekst med på papir.
- Praktiske småting som tape, snor, sikkerhedsnåle og affaldsposer.
- En lille tak til lærerne eller til dem, der har hjulpet med planlægningen.
Festen bagefter
Vil klassen holde en fælles fest eller middag, kan kassen dække en del af udgifterne. Husk, at Vognfest ikke arrangerer fester. Planlægningen kan I hente inspiration til i festguiden og middagsguiden.
Et lille sikkerhedsbuffer
Nogle klasser foretrækker en lille reserve til uforudsete småting, så ingen skal række ind i egen lomme på dagen. Aftal på forhånd, hvad en eventuel rest skal bruges til, så der ikke opstår diskussion bagefter.
Sådan holder I overblik over, hvem der har betalt
Her gælder kun det, systemet faktisk viser. Er I klasseadmin, kan I i dashboardet åbne turens deltagerliste. Den viser for hver deltager navn, kontaktoplysninger, det beløb deltageren skal betale, det beløb der er betalt, og en status. Statusserne er Inviteret, Accepteret, Betalt og Fritaget. Øverst er der små oversigter med antal inviterede, accepterede og betalte samt det beløb, der mangler.
Klasseadmin kan desuden tilføje en deltager manuelt og rette en deltagers oplysninger. Hvordan en bestemt ændring påvirker prisen eller betalingen, er noget, I skal spørge kundeservice om, før I ændrer noget. Rollen som klasseadmin er beskrevet i guiden om klasseadmin, og hvordan I får alle ind i turen, står i guiden om at invitere klassen.
Tre gode vaner
- Aftal en fast dag for overblikket. Fx hver mandag kigger klasseadmin på listen og skriver samlet til gruppen, hvor mange der mangler, uden at nævne navne.
- Brug fællesbeskeder, ikke enkeltpersoner. "Vi mangler tre betalinger inden fredag" er pænere end at tagge folk i en gruppechat.
- Tag en privat samtale, hvis der er brug for den. En kort besked direkte til personen er sjældent pinlig, hvis tonen er venlig.
Og husk: ved bestilling og betaling viser systemet jer selv, hvad der er betalt. Notér ikke et parallelt regnskab, hvis I ikke behøver det. To lister, der skal stemme overens, er en kilde til fejl.
Når nogen i klassen har svært ved at betale
Ikke alle har lige let ved at finde pengene, og det er ikke noget, andre skal gætte på. Vi kommer her ikke med antagelser om, hvad en familie har råd til, men med nogle råd, der virker, uanset hvorfor nogen tøver.
- Gør det let at sige fra. Skriv i invitationen, at alle er velkomne til at henvende sig privat til klasseadmin eller en lærer, hvis noget er svært.
- Hold det privat. Tal aldrig om en kammerats økonomi i gruppechatten, og lad ikke listen over betalinger gå videre end nødvendigt.
- Overvej en fælles løsning på forhånd. Hvis klassen har en klassekasse, kan I aftale, at den bruges til at hjælpe, uden at nogen skal forklare sig. Beslut det, før nogen har brug for det, så det ikke bliver en personlig sag.
- Brug muligheden for at betale for andre. Hos Vognfest kan alle betale en andel for en anden elev med dennes kode. Det kan en kammerat, en forælder eller klassen gøre uden at gøre et stort nummer ud af det.
- Tal med kundeservice om særlige situationer. Kan en betaling ikke nås til tiden, står der i Vognfests kundeservice, at de kontakter den ansvarlige for at finde en løsning. Kontakt Vognfest, hvis I har brug for at vide mere.
Tænk også på, at det ikke kun er økonomi, der afgør, om man deltager. Nogle elever er i tvivl af helt andre grunde. Den bedste tone er, at invitationen gælder alle, og at ingen skal forklare sig.
Hvis I vil have en fælles kasse: praktiske råd
En klassekasse er jeres egen sag, og Vognfest er ikke en del af den. Hvis I vælger at have en, kan disse råd gøre den enklere:
- Skriv formålet ned. Hvad skal kassen bruges til, og hvad skal den ikke bruges til? Gem teksten et sted, alle kan se den.
- Udpeg to personer. Én, der holder styr på ind- og udbetalinger, og én, der kigger regnskabet efter. Så er ingen alene med ansvaret.
- Hold regnskab fra første dag. En simpel liste med dato, beløb og formål er nok.
- Del status jævnligt. En kort besked om, hvad der står i kassen, skaber ro og tillid.
- Aftal, hvad der sker med resten. Fx en fælles aktivitet, en gave til en hjælper eller en deling.
- Spørg en voksen, hvis der er tvivl om formalia. Hvordan en kasse bør opbevares eller registreres, kan vi ikke rådgive om; kontakt skolen eller en voksen, der kender reglerne.
Tidsplan: forslag til økonomien frem mod dagen
| Hvornår | Forslag |
|---|---|
| Inden bestilling | Find elevtallet, regn prisen i beregneren, og aftal, hvem der bestiller, og om depositummet betales for hele klassen eller kun den enkeltes del. |
| Lige efter bestilling | Del klassens link. Aftal, om klassen vil have en klassekasse til noget andet, og hvad den i så fald dækker. |
| Ugerne efter | Minde om, at hver elev betaler sin andel med sin kode. Tjek listen med fast rytme. |
| Tæt på dagen | Sørg for, at alle andele er betalt, så turen er bekræftet. Tag eventuelt en privat snak med dem, der mangler. |
| Efter dagen | Gør en klassekasse op, hvis I har en, og del status med klassen. |
Hvor stram tidsplanen skal være, afhænger af, hvornår I har valgt at køre. Læs tidsplan-guiden for et samlet forløb fra bestilling til dagen, og book i god tid hvis datoen ikke er fastlagt endnu.
Fælder, der gør økonomien besværlig
- At samle alt på én privat konto. Det er ikke nødvendigt til vognen, og det gør én person til klassens bank.
- At blande vognens betaling og klassekassen. Hold dem adskilt, så det altid er tydeligt, hvad der er hvad.
- At glemme afbestillingsvilkårene. Hvad en afbestilling koster, afhænger af, hvor tæt på turen I afbestiller; det står i Vognfests handelsbetingelser. Læs guiden om afbestilling og ændringer og handelsbetingelserne, før I aftaler noget internt om kassen.
- At offentliggøre, hvem der mangler. En liste med navne i gruppechatten er sjældent en god idé.
- At love ting, I ikke har undersøgt. Er I i tvivl om, hvad Vognfest tillader eller leverer, så spørg først.
Når klassen har betalt
Når betalingen er gennemført, kan klasseadmin se på deltagerlisten, hvem der har betalt. Brug den som dokumentation, hvis nogen spørger, hvad turen kostede. Pris og hvad der er med, står i guiden om, hvad der er med i prisen, og et samlet overblik over turen finder I i den komplette studentervogn-guide og på siden om studenterkørsel.
Spørgsmål om klassekasse og økonomi
Skal klassen have en klassekasse til studenterkørslen?
Nej, ikke for Vognfests skyld. Hver elev betaler sin egen andel med sin egen betalingskode, så der er ikke noget fælles beløb, der skal samles ind. En klassekasse er kun relevant til andre ting, fx pynt, en fælles erindring eller en fest.
Hvordan ser vi, hvem der har betalt?
Klasseadmin kan se turens deltagerliste i dashboardet med beløb, betalt beløb og status for hver deltager. Systemet viser også, hvor meget der mangler i alt. Spørg kundeservice, hvis noget i listen ikke stemmer med jeres egne oplysninger.
Kan vi betale for en kammerat, der har svært ved det?
Ja. Alle kan betale en andel for en anden elev ved at bruge dennes betalingskode. Det kan ske diskret, uden at klassen behøver at vide det. Aftal gerne på forhånd, om klassekassen eller enkelte kammerater vil tage den slags.
Hvad sker der, hvis nogen ikke betaler til tiden?
Ifølge Vognfests kundeservice kontakter de den ansvarlige for at finde en løsning, hvis betalingen trækker ud. Er klassens samlede beløb ikke betalt inden den oplyste frist, kan turen annulleres. Kontakt Vognfest tidligt, hvis I kan se, at noget bliver svært.
Skal den, der bestiller, lægge ud for hele klassen?
Nej. Ved bestilling vælger den, der bestiller, enten kun at betale sin egen del af depositummet eller hele klassens depositum. Det er en mulighed, ikke et krav. Resten betaler hver elev selv.
Må vi bruge klassekassen til at betale for vognen?
Det er jeres egen beslutning, og Vognfest har ingen regler for, hvor pengene kommer fra. Husk dog, at hver elev har sin egen betalingskode, og at en betaling altid hører til en bestemt elevs kode. Aftal internt, hvordan kassen i så fald dækker enkelte elevers andele.