De vigtigste spørgsmål før studenterkørsel er pris, depositum, afbestilling, betaling, regler og forsikring. Dem kan I selv slå op, fordi svaret står på Vognfests sider og i handelsbetingelserne. Resten skal I spørge Vognfest om, før klassen bestiller: lyd, pynt, vejr, særlige ønsker, adresser langt væk og datoændringer. Her får I begge lister og en kort mail, I kan sende.
Ærligt først: hvad Vognfest er, og hvad guiden ikke dækker
Vognfest er en booking-platform for studentervogne, hvor klassen bestiller samlet, og hver elev betaler sin egen andel. Vognfest sælger hverken kostumer, tøj, mad, fest, gaver eller huer og arrangerer hverken dimission, sidste skoledag eller middage. Guiden handler kun om vognen og bestillingen.
Ideen er enkel: En klasse, der skal bestille noget til en stor dag, har brug for at vide, hvad der er aftalt, og hvad der ikke er. Er man i tvivl, er det billigere at spørge, før man bestiller, end efter. Er I allerede ved at lande på en pris, kan I starte i prisberegneren, som er uforpligtende at bruge, og vende tilbage hertil med listen.
Sådan er listen delt op
Vi har sorteret spørgsmålene i to grupper. Gruppe A er det, der allerede står skrevet hos Vognfest, så I kan slå det op og citere det i klassens egen beslutning. Gruppe B er det, vi ikke kan finde i kilderne: dér skal I have et svar fra Vognfest, helst skriftligt, før I regner det for givet. Vi gætter ikke på svarene i gruppe B, og I bør heller ikke.
Kilderne, vi har brugt, er handelsbetingelserne og Vognfests kundeservice-artikler om priser og betaling, bestilling og ændringer, ruteplanlægning, vognmand og sikkerhed, konto og invitationer og sådan betaler eleverne.
Tommelfingerregel: Alt, hvad der påvirker prisen, datoen eller jeres sikkerhed, skal stå skriftligt. En mundtlig forståelse på telefonen er fin som start, men bed om en kort bekræftelse på mail bagefter.
Gruppe A: det der allerede står hos Vognfest
Her er spørgsmålene, hvor svaret findes. Genlæs altid kilden selv, før I træffer en beslutning, for vilkår kan ændre sig.
Pris: hvad koster det, og hvad afhænger prisen af?
Prisen er fast pr. elev og afhænger af, hvor turen starter, og hvor mange I er. Den præcise pris for jer ser I i prisberegneren, og et kort overblik står på prissiden. Læs også hvad en studentervogn koster.
Hvad er med i prisen?
Kundeservice nævner vognen og chaufføren, kørslen mellem jeres stop, forsikring, der dækker passagererne, og kontakt til chaufføren på dagen. Det står ikke i kilderne, at andet er med. Har I forventninger ud over den liste, så spørg, se gruppe B. Mere detaljeret står det i guiden om, hvad der er med i prisen.
Depositum: hvor meget, og hvornår er datoen reserveret?
Ved bestilling betales et depositum. Den, der bestiller, vælger enten hele klassens depositum, så er datoen reserveret med det samme, eller kun sin egen andel, så er datoen reserveret, når klassen tilsammen har betalt hele depositummet. Turen er bekræftet, når hele prisen er betalt.
Betalingskode: hvordan betaler eleverne hver for sig?
Hver elev har en personlig betalingskode, og alle kan betale en andel for en anden ved at bruge dennes kode. Betalingen foregår med MobilePay, Apple Pay, Google Pay, Visa eller Mastercard. Se guiden om betalingskoden. Kundeservice skriver også, at klasseadmin kan se, hvem der mangler at betale.
Afbestilling: hvad koster det at springe fra?
Hvad I skal betale ved afbestilling, afhænger af, hvor tæt på turen I afbestiller; det står i handelsbetingelserne. Der er ingen fortrydelsesret, fordi aftaler om transport på en bestemt dato er undtaget fra den almindelige 14-dages fortrydelsesret. Mere om afbestilling og ændringer finder I i guiden om afbestilling og ændringer.
Hvis Vognfest ikke kan stille en vogn
Handelsbetingelserne siger, at Vognfest i så fald finder en anden vogn, og at I får hele det betalte beløb tilbage, hvis det ikke lykkes. Det er altså ikke jeres opgave at rykke en underleverandør.
Regler og forsikring
Kundeservice skriver, at vognmandens forsikring dækker køretøjet og passagererne, så længe man holder sig inden for almindelige sikkerhedsregler, og at personlige ejendele ikke automatisk er dækket. Handelsbetingelserne siger, at chaufføren har det sidste ord om sikkerheden om bord, og at skader ud over almindeligt slid faktureres til den, der har forårsaget skaden, eller, hvis det ikke kan afklares, til den, der står som ansvarlig for turen. Sidst står der, at reglerne for alkohol oplyses inden turen, kan variere efter vogntype, og at det er Vognfest, I skal spørge. Det er en god grund til at få dem skriftligt. Generelt om reglerne finder I mere i den komplette gennemgang.
Konto og invitationer
Kun den, der bestiller, behøver en konto, og login sker med en engangskode på mail. Deltagerne tilmelder sig via det link, klasseadmin deler, og får deres kode på mail. Klasseadmin kan selv gøre flere til klasseadmin på deltagerlisten. Se også klasseadmins rolle.
Rute og stops
Kundeservice anbefaler højst 8-10 stops på en aftentur og forklarer, at tidsestimatet bygger på køretid plus et opholds-buffer ved hvert stop og er en rettesnor, ikke en deadline. Mindre justeringer på dagen kan ifølge siden ofte aftales med vognmanden, mens store ændringer skal koordineres på forhånd. Mere hjælp: ruteplanlægning.
Gruppe B: det I selv skal spørge Vognfest om
Her er det, der ikke står i handelsbetingelserne eller kundeservice-artiklerne. Det betyder ikke, at svaret er nej. Det betyder bare, at vi ikke kan love noget, og at I skal have svaret direkte fra Vognfest. Tag kun de punkter med, der betyder noget for jeres klasse.
Anlæg og lyd
Kundeservice skriver, at I skal kontakte Vognfest i god tid, hvis I har særlige ønsker til vognen, for eksempel pynt eller musikanlæg. Mere står der ikke. Spørg derfor, om der er lydanlæg om bord, om I selv må tage et med, og hvad der gælder for lydstyrke undervejs. Tips til emnet finder I i guiden om musik og lyd.
Pynt
Spørg, hvad der må sættes på vognen, hvordan det må fastgøres, og hvornår I kan komme til vognen for at pynte. Pynten bør ikke dække nummerplader, lys eller førerens sigtbarhed og ikke kunne falde af. Det er et råd, ikke en lovpåstand. Hvad der er tilladt på netop jeres vogn, afgør Vognfest. Idéer står i pynt-guiden.
Vejr og plan B
Vilkårene siger intet om, hvad der sker ved dårligt vejr. Spørg, om vognen har tag eller skærm, om turen kan ændres, hvis det blæser eller regner, og om en eventuel aflysning på grund af vejret er dækket af reglerne for afbestilling. Se vejret og plan B.
Særlige ønsker og tilgængelighed
Har nogen i klassen brug for hjælp til at komme op i vognen eller sidde på en bestemt måde, så skriv det til Vognfest tidligt. Spørg også, hvordan vognen er indrettet, og hvilke muligheder der er for jeres behov. Vi ved ikke, hvad der kan lade sig gøre, og vi vil ikke gætte.
Vogntype og kapacitet
Kundeservice nævner, at vogntypen vælges i beregneren, og at man kan kontakte Vognfest, hvis man har et andet ønske til vognmand. Spørg, hvor mange elever den konkrete vogn kan rumme, og hvad der sker, hvis klassen vokser. Læs i øvrigt om vogntyper og klassestørrelse.
Adresser og afstande
Prisen afhænger af startpostnummeret, men kilderne siger ikke noget om, hvor langt væk stops må ligge, eller om en meget lang rute kan ændre aftalen. Kundeservice siger kun, at store ændringer skal koordineres på forhånd. Hvis et stop ligger langt fra resten, så spørg først.
Flere hold og flere vogne
Bestiller flere klasser fra samme skole, eller deler klassen sig? Kilderne beskriver bestilling pr. tur. Spørg, om flere hold kan køre samlet, adskilt eller efter hinanden, og hvordan betalingen så hænger sammen.
Datoændring
Kundeservice og vilkårene siger, at I skal kontakte Vognfest hurtigst muligt, hvis dato, tidspunkt eller antal ændres, og at Vognfest bekræfter, om det kan lade sig gøre. Hvad en ændring eventuelt koster, står ikke. Spørg derfor, om en ny dato er en ændring eller en afbestilling med ny bestilling, og hvad der sker med depositum.
Elever, der falder fra, eller kommer til
Kundeservice siger, at nye elever kan tilmelde sig via linket, og at andele regnes ud fra det bestilte antal. Det står ikke, hvad der sker, hvis klassen bliver mindre. Spørg, hvordan antallet kan rettes, og hvem der dækker en ledig plads. Intern aftale: klassekasse og økonomi.
Vognmand og kontakt på dagen
Kundeservice skriver, at chaufførens navn og telefonnummer vises i dashboardet, senest inden turen. Spørg, hvornår det sker, og hvordan I når Vognfest, hvis noget går galt. Brug gerne telefonnummeret og mailadressen under kontaktoplysningerne på kundeservice-siden.
Mødetid, ventetid og slut
Hvor længe venter vognen ved et stop, hvad sker der, hvis I er forsinkede, og hvornår skal turen senest slutte? Der står ikke faste tal i vilkårene, så få dem skriftligt.
Sådan prioriterer I spørgsmålene
Alle spørgsmål er ikke lige vigtige. En enkel rækkefølge kan være:
- Det der kan koste penge: afbestilling, datoændring, ledige pladser og ekstra stop.
- Det der kan ændre dagen: vejr, vogntype, kapacitet og tidsrum.
- Det der gør dagen bedre: lyd, pynt og små ønsker.
Det er bedst at have svar på de to første, før den første elev betaler. Pynt og lyd kan som regel afklares senere, men husk, at kundeservice anbefaler at kontakte Vognfest i god tid.
| Emne | Står i kilderne? | Hvad gør I? |
|---|---|---|
| Pris og depositum | Ja | Slå op og brug prisberegneren |
| Afbestilling og refusion | Ja (handelsbetingelserne) | Læs vilkårene, aftal internt |
| Betalingskode og betalingsmetoder | Ja | Slå op i kundeservice |
| Forsikring og ansvar | Delvist | Læs vilkårene, spørg om detaljer |
| Lyd, pynt, vejr | Nej eller kun kort nævnt | Spørg Vognfest skriftligt |
| Adresser, flere hold, datoændring | Nej eller kun kort nævnt | Spørg Vognfest skriftligt |
Sådan kontakter I Vognfest
På kundeservice-siden står både en mailadresse, et telefonnummer med åbningstider på hverdage og en kontaktformular. Siden skriver, at Vognfest typisk svarer inden for 24 timer på hverdage. Formularen finder I under overskriften "Skriv eller ring til os" på samme side. Fordelen ved mail eller formular er, at I har svaret på skrift, og at klassen kan læse det samme.
Hvis I allerede har en bestilling, så skriv turens dato med i beskeden, som siden selv foreslår. Er I flere, der skal spørge, så udpeg én person, så Vognfest ikke får de samme spørgsmål fra fem forskellige.
Mailskabelon til Vognfest
Her er en kort, høflig tekst, I kan tilpasse. Fjern de punkter, I ikke har brug for.
Emne: Spørgsmål før bestilling af studenterkørsel
Hej Vognfest,
Vi er en klasse på [antal] elever, der overvejer at bestille studenterkørsel den [dato] fra postnummer [postnummer]. Før vi bestiller, har vi nogle spørgsmål, som vi ikke kunne finde svar på i vilkårene:
- Er der lydanlæg i vognen, og må vi selv medbringe et?
- Hvad må vi sætte på vognen som pynt, og hvornår kan vi komme til den?
- Hvad sker der ved dårligt vejr den dag?
- Kan vi få en ny dato, og hvad sker der i så fald med depositum?
- Et af vores stop ligger [langt væk / i en anden by]. Er det et problem?
- Vi har et ønske om [tilgængelighed / andet]. Hvad er mulighederne?
Må vi få svarene skriftligt? Så kan vi tage en beslutning i klassen.
På forhånd tak.
Venlig hilsen
[navn], [klasse og skole], [telefon]
Sådan bruger I svarene i klassen
Når svarene kommer, så saml dem i ét dokument og del det med klassen, før I beslutter. En enkel måde er at skrive spørgsmål, svar og dato for svaret ud for hinanden. Så kan alle se, hvad der er aftalt. Husk også at give forældrene, der skal betale, adgang til de samme oplysninger. Der er en guide til at dele turen med forældre og en til at invitere klassen.
Er I klar til at bestille, kan I følge trin-for-trin-guiden til bestilling eller se en samlet tidslinje i tidsplanen fra bestilling til dagen. Overblik over selve dagen finder I i sådan foregår dagen, og landingssiden for studenterkørsel samler det vigtigste.
Fælder at undgå, når I spørger
- At spørge for sent. Spørgsmål om dato og afbestilling bør afklares, før depositum betales.
- At spørge mundtligt. Få et skriftligt svar, hvis det betyder noget for økonomien.
- At spørge om for meget på én gang. Prioriter de fem vigtigste, og tag resten senere.
- At gætte. Står det ikke i vilkårene, så antag ikke, at det er tilladt eller forbudt.
- At glemme at fortælle svaret videre. Hvis kun klasseadmin kender svarene, bliver der misforståelser.
Mangler I flere idéer til beslutninger, så brug guiden til klassens beslutninger.
Spørgsmål til Vognfest: ofte stillede spørgsmål
Her er korte svar på det, klasser oftest undrer sig over, når de skal stille spørgsmål.
Hvornår skal vi spørge Vognfest, før vi bestiller?
Før den første elev betaler depositum. Efter bestillingen gælder afbestillingsvilkårene, og I kan ikke fortryde med fortrydelsesret, fordi transport på en bestemt dato er undtaget i handelsbetingelserne.
Hvordan kontakter vi Vognfest?
På kundeservice-siden står mail, telefon med åbningstider på hverdage og en kontaktformular. Siden skriver, at Vognfest typisk svarer inden for 24 timer på hverdage. Se kundeservice.
Koster det noget at spørge eller se prisen?
Ifølge kundeservice koster det ikke noget at se prisen i beregneren, og I binder jer først, når I trykker Bestil og betaler depositum. Om der er noget at betale for at spørge, står ikke i vilkårene, så skriv til Vognfest, hvis I er i tvivl.
Hvad gør vi, hvis svaret ikke står nogen steder?
Skriv til Vognfest og bed om et skriftligt svar. Står det hverken i vilkårene eller i kundeservice, så regn ikke med noget, før I har det på skrift fra Vognfest.
Kan vi få svar på alkoholregler og lignende?
Handelsbetingelserne siger, at reglerne om alkohol oplyses inden turen og kan variere efter vogntype, og at det er Vognfest, I skal spørge. Bed om svaret skriftligt, og læs mere om reglerne for studenterkørsel.
Skal alle elever stille spørgsmål hver for sig?
Nej. Det er enklest, at klasseadmin eller en anden udpeget person samler spørgsmålene og skriver én gang. Svaret kan så deles med klassen.
Hvad hvis vi bestiller og bagefter får et svar, vi ikke bryder os om?
Så gælder afbestillingsvilkårene: jo tættere på turen, jo dyrere. Derfor bør spørgsmål, der kan ændre jeres beslutning, stilles før bestillingen.