Når en klasse bestiller studenterkørsel hos Vognfest, deler den navn og e-mail på klasseadmin og deltagerne, evt. telefonnumre, samt turens dato, tidspunkt, antal deltagere og adresser. Det fremgår af Vognfests privatlivspolitik. Betalingen sker med en personlig betalingskode, og kortoplysninger passerer ikke Vognfests servere. Her er, hvad der deles, hvem der kan se hvad, og hvordan klassen passer på hinandens persondata.
Hvad denne guide er, og ikke er. Vognfest er en booking-platform for studentervogne: vi leverer vogn og chauffør, og klassen betaler hver for sig. Vi sælger ikke kostumer, tøj, mad, fest, gaver eller huer og arrangerer hverken dimission, sidste skoledag eller middage. Guiden gengiver i almindeligt sprog, hvad privatlivspolitikken og bookingsiderne viser. Den er ikke juridisk rådgivning, og politikken er altid det, der gælder.
De oplysninger, man giver ved bestilling
Politikken deler oplysningerne op efter, hvem de handler om. Den, der opretter turen (klasseadmin), giver navn, e-mailadresse, eventuelt telefonnummer samt skole og klasse. Om selve turen gemmes dato, ønsket tidspunkt, antal deltagere, afhentnings- og afleveringsadresse og eventuelle stop undervejs.
Deltagerne giver navn og e-mail. Telefonnummer er valgfrit ved tilmelding via invitationen. Politikken skriver desuden, at oplysninger om klassekammerater, som klasseadmin selv lægger ind, er oplysninger, klasseadmin oplyser til Vognfest, og at de udelukkende bruges til at sende invitationen og holde styr på, hvem der har betalt.
Om betalinger gemmer Vognfest beløb, status og en reference, som er elevens betalingskode. Betaler nogen for en anden elev, kan betalingen også bære betalerens navn. Teknisk logges IP-adresse og browseroplysninger i forbindelse med login-koder og hastighedsbegrænsning, for at kunne stoppe misbrug.
Vil I regne på, hvad turen kommer til at koste, før I afgiver nogen oplysninger, kan I bruge prisberegneren.
Hvad oplysningerne bruges til
Politikken nævner fire formål:
- at levere det, I har bestilt: oprette turen, planlægge ruten, fordele betalingen og gennemføre kørslen
- at sende login-koder og beskeder om jeres tur
- at forhindre misbrug af tjenesten
- at overholde bogføringsloven
Politikken skriver også, at personoplysninger aldrig sælges, og at de ikke bruges til markedsføring uden samtykke. Der er heller ingen adgangskoder: man logger ind med en engangskode sendt til sin e-mail, og politikken oplyser, at login-koder slettes eller markeres brugt efter 10 minutter.
Hvem der kan se hvad i bookingen
Det er det spørgsmål, klasser oftest undervurderer. Der er tre forskellige «døre» ind til oplysningerne, og de viser forskellige ting.
| Hvem | Hvad de ser |
|---|---|
| Klasseadmin (logget ind) | Turens oplysninger og en deltagerliste med navn, e-mail, telefon, beløb, betalt og status. Klasseadmin kan rette og fjerne deltagere |
| Den, der åbner invitationslinket | Klassens eller skolens navn, skole, dato, by og en eventuel besked fra klasseadmin. Derefter en tilmeldingsformular med navn, e-mail og telefon |
| Den, der åbner følg-linket (hvis klasseadmin har slået det til) | Klassens navn, skole, dato og by samt turens stop med navn, adresse hvis den er lagt ind, ophold og status, og et kort |
Pointen: invitationslinket viser ikke andre elevers oplysninger, men det lader enhver med linket tilmelde sig. Følg-linket kræver ingen login og viser stopadresserne for alle, der har linket. Se nedenfor, hvorfor det betyder noget.
Klasseadmin og deltagerlisten
Kundeservicen skriver, at klasseadmin kan se alle tilmeldte i sit dashboard og fjerne deltagere igen, hvis nogen er tilmeldt ved en fejl. Klasseadmin kan selv gøre flere til klasseadmin, og alle klasseadmins kan se deltagerlisten. Læs mere om rollen i guiden om klasseadmin.
Politikken oplyser, at adgang til turens oplysninger er begrænset til turens ansvarlige, dens deltagere og Vognfests administratorer. Når man læser siderne i bookingen, ser det ud til, at en tilmeldt deltager, der har en konto og logger ind, kan få adgang til turen og dermed til selve deltagerlisten, ikke kun klasseadmin. Hvor meget en almindelig deltager præcist ser, bør I derfor spørge Vognfest om, før I regner med, at e-mails og numre kun ligger hos klasseadmin.
Hvad det betyder i praksis for klassen
- Regn med, at e-mail og telefon, I skriver ved tilmelding, kan blive set af andre på turen.
- Er der en, der ikke vil have sit nummer delt med hele klassen, kan telefon udelades, for feltet er valgfrit.
- Klasseadmin bør kun bruge deltagernes kontaktoplysninger til turen, ikke til andre grupper eller lister.
Følg-linket: stop og adresser for alle med linket
Følg-linket er til forældre og andre, der gerne vil se, hvor vognen er. Siden åbner uden login og viser klassens navn, skole, dato og by, en liste over stop og et kort. For hvert stop vises navn, adresse (hvis den er lagt ind), planlagt ophold og status. Kortet viser kun vognens position, når chaufføren deler den; ellers står der, at kun stoppene vises. Siden opdateres automatisk cirka hvert 15. sekund. Nærmere om, hvordan linket bruges, står i guiden om forældrelinket.
Det er klasseadmin, der slår linket til. Er det slået fra, giver det besked om, at linket ikke findes eller er udløbet, og man bør bede klasseadmin om et nyt. Siden beder ikke om navn eller kode, så enhver, der får linket, ser de samme stop og adresser. Siden er markeret, så søgemaskiner ikke skal tage den med, men det er ikke det samme som, at linket ikke kan sendes videre.
Stopadresser kan være private: en klassekammerats hjem, hvor vognen skal hente eller vinke. Det er præcis dem, I skal tænke over, før linket sendes rundt. I guiden om ruteplanlægning kan I læse mere om, hvordan stop lægges.
Råd til klassen om at dele adresser og numre
Her er forslag, ikke krav. De bygger på, hvad bookingen viser, og på almindelig høflighed.
- Spørg først. Før en klassekammerats adresse bliver et stop, så spørg vedkommende, og spørg også forældrene, hvis eleven er under 18. Se også guiden om elever under 18.
- Overvej et offentligt mødested. Hvis nogen helst ikke vil have hjemmeadressen frem, kan et nærliggende, neutralt sted være et alternativ.
- Del kun linket med dem, der skal bruge det. Send følg-linket til forældre og nærmeste, ikke til åbne grupper eller opslag.
- Brug lukkede kanaler. Den lukkede klassechat er bedre end et offentligt opslag.
- Del invitationslinket i klassen alene. Alle med linket kan tilmelde sig, så det skal ikke hænge frit på nettet.
- Slå følg-linket fra efter dagen, hvis bookingen giver mulighed for det, eller spørg Vognfest, hvordan linket lukkes.
Betalingskoden og betalinger
Hver elev får en personlig betalingskode, og alle kan betale en elevs andel med elevens kode. Koden er altså en reference til betalingen, ikke et kortnummer. Politikken skriver, at kortoplysninger ikke passerer Vognfests servere, men håndteres af betalingsudbyderen, som behandler selve betalingen som selvstændig dataansvarlig. Betaler en forælder for en anden elev, kan betalingen bære betalerens navn. Er man usikker på, hvem der kan se hvad om betalinger, kan man se guiden om betalingskoden.
Hvad turen koster for jeres klasse, og hvordan regningen deles, står i guiden om at dele regningen og på prissiden.
Hvem uden for Vognfest der får oplysninger
Politikken nævner disse modtagere:
- En samarbejdspartner, men kun hvis turen køres af en anden vognmand end Vognfest selv. Kører Vognfest turen, forlader oplysningerne ikke Vognfest. Bliver turen lagt ud, videregives ifølge politikken kun dato, tidspunkt, antal passagerer, adresser og én kontaktperson, ikke deltagerlisten og ikke betalingsoplysninger.
- Betalingsudbyderen, som håndterer selve betalingen.
- Hostingudbyderen, som opbevarer data på Vognfests vegne.
- Dataforsyningen, som bruges til at slå danske adresser op, når en adresse skrives ind.
- Google Fonts, som leverer skrifttyperne. Browseren henter dem direkte fra Google, som dermed modtager IP-adressen.
Ifølge cookiepolitikken sætter Vognfest kun én nødvendig cookie, der holder en logget ind i 6 timer, og ingen cookies til statistik eller markedsføring. På de sider, hvor man kan følge vognen, hentes kortfliser fra OpenStreetMap.
Hvor længe oplysningerne gemmes
Ifølge privatlivspolitikken:
- Turer og deltagerlister gemmes, mens turen er aktiv, og i op til 12 måneder derefter.
- Fakturaer og betalinger opbevares i 5 år plus indeværende regnskabsår, jf. bogføringsloven.
- Konti uden aktivitet slettes efter 24 måneder.
Det betyder, at en deltagerliste ikke ligger for evigt, men at regnskabsmaterialet gør det længere. Hvad der sker efter kørslen, kan I også læse om i guiden om, hvad der sker efter studenterkørslen.
Indsigt, rettelse og sletning
Politikken oplister, at man har ret til indsigt i oplysninger, rettelse, sletning, begrænset behandling, indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse og at få oplysninger udleveret i et maskinlæsbart format. Man kan skrive til Vognfest på den adresse, der står nederst på siden, og politikken lover svar inden for en måned. Er man utilfreds, kan man klage til Datatilsynet.
Kundeservicen skriver desuden, at man kan få sin konto slettet ved at skrive til hej@vognfest.dk fra den e-mail, kontoen er oprettet med. Vognfest sletter kontoen inden for få hverdage. Fakturaer skal dog opbevares i op til 5 år af regnskabsmæssige grunde. Skal noget rettes undervejs, kan klasseadmin også rette eller fjerne deltagere i sin liste.
Når nogen i klassen er under 18
Politikken skriver, at en stor del af brugerne er under 18, og at man som udgangspunkt ikke selv kan indgå en bindende aftale før 18. En aftale om en studentertur skal derfor godkendes af en forælder eller værge, og Vognfest anbefaler at inddrage en voksen, før turen bestilles og betales. Er oplysninger om en person under 18 registreret uden en voksens involvering, kan personen eller dennes værge kontakte Vognfest og få dem slettet. Det er gengivet fra politikken, ikke en vurdering af, hvordan reglerne gælder for jer.
Sådan gør I det i praksis: en kort tjekliste
- Læs privatlivspolitikken sammen, mindst klasseadmin.
- Aftal i klassen, hvilke adresser der må bruges som stop.
- Giv kun telefonnummer, hvis det skal bruges.
- Del invitationslinket i klassens lukkede kanal.
- Del følg-linket med dem, der skal bruge det.
- Efter dagen: spørg Vognfest, hvis noget skal lukkes, rettes eller slettes.
Er I nye i processen, giver guiden til at bestille studenterkørsel og tidsplanen fra bestilling til dagen overblikket, og siden om studenterkørsel forklarer tilbuddet kort. Flere spørgsmål, I kan stille Vognfest på forhånd, står i guiden med spørgsmål før I bestiller.
Kilder
Hvilke oplysninger giver man, når man tilmelder sig turen?
Ved tilmelding via invitationslinket oplyser man navn og e-mail, og telefonnummer er valgfrit. Det er de felter, tilmeldingssiden beder om. Herefter ser man sin betaling og turens detaljer.
Kan alle med følg-linket se vores adresser?
Ja, ifølge siden kræver følg-linket ikke login og viser stoppenes navne og adresser (hvis de er lagt ind) for alle, der har linket. Del det derfor kun med dem, der skal bruge det.
Kan jeg få mine oplysninger slettet?
Ifølge privatlivspolitikken kan du bede om indsigt, rettelse og sletning ved at skrive til Vognfest, som svarer inden for en måned. Konti kan slettes via hej@vognfest.dk, men fakturaer opbevares i op til 5 år af regnskabsmæssige grunde.
Giver Vognfest oplysningerne videre til andre?
Kun hvis en anden vognmand kører turen, og så ifølge politikken kun det nødvendige: dato, tidspunkt, antal passagerer, adresser og én kontaktperson, ikke deltagerlisten og ikke betalingsoplysninger. Betalingsudbyderen og hostingudbyderen er også nævnt i politikken.
Bruger Vognfest cookies til sporing?
Nej, ifølge cookiepolitikken sættes der ingen cookies til statistik, analyse eller markedsføring. Der bruges kun én nødvendig cookie, som holder dig logget ind i op til 6 timer.
Hvad gør vi, hvis en elev ikke vil have sin adresse brugt?
Lad være med at bruge adressen. Aftal et andet mødested, og lad den pågældende udelade telefonnummeret, hvis vedkommende ønsker det. Det er et råd, ikke en regel, men det er den enkleste måde at respektere hinanden på.