Studenterkørsel for lærere og skolen: det skal I vide

Som lærer eller kontaktlærer bliver du ofte spurgt, om skolen "har styr på" studenterkørslen. Det korte svar: Hos Vognfest er det klassen, der bestiller og betaler, og skolen er ikke part i aftalen, medmindre den selv vælger at være det. Skolen kan hjælpe med dato, adgang og information, men skal ikke stå for bestilling eller betaling. Her får du de typiske spørgsmål og nogle bud på svar.

Ærligt først: hvad Vognfest er, og ikke er

Vognfest er en booking-platform, hvor en klasse bestiller en studentervogn (en lad på lastbil eller en anden vogntype) til studenterkørsel. Vi sælger ikke kostumer, tøj, mad, fest, gaver eller huer, og vi arrangerer hverken dimission, sidste skoledag eller middage. Vi kender heller ikke jeres skoles regler, eksamensplan eller dimissionsdag. Det er skolens område, og derfor er mange af rådene herunder formuleret som spørgsmål, I kan stille jer selv eller ledelsen.

Vognfest er til studenter på de gymnasiale uddannelser m.fl. Guiden her handler derfor ikke om sidste skoledag i folkeskolen. Er du i tvivl om, om en bestemt elevgruppe kan være med, så spørg kundeservice, og læs gennemgangen af reglerne for studenterkørsel.

Hvem i klassen bestiller studentervognen

Den, der bestiller turen, er typisk en i klassen (eller en forælder) og bliver klasseadmin. Klasseadmin kan redigere turen, tilføje og fjerne deltagere, lægge ruten og kontakte Vognfest. Almindelige deltagere kan se turen og betale deres andel, men ikke ændre i den. Du kan læse mere i guiden til klasseadminens rolle.

Prisen kan klassen se uforpligtende i prisberegneren. Den er fast pr. elev og afhænger af, hvor turen starter, og hvor mange I er. Ved bestilling betales et depositum, og resten betaler hver elev for sig.

Skolens rolle i forhold til aftalen

Ifølge Vognfests handelsbetingelser er aftalen mellem den, der bestiller, og Vognfest. Den, der bestiller, står som ansvarlig over for Vognfest. Er den ansvarlige under 18 år, skal en forælder eller værge godkende aftalen, før den er bindende. Skolen nævnes ikke som part i betingelserne.

Det betyder i praksis, at skolen ikke hæfter for betalingen, og at ledelsen ikke skal underskrive noget for at klassen kan bestille. Vælger skolen alligevel at involvere sig, for eksempel ved at lave sin egen aftale, er det en anden situation, som Vognfests vilkår ikke beskriver. Kontakt Vognfest, hvis skolen overvejer det.

De spørgsmål lærere typisk får

Her er de spørgsmål, som en kontaktlærer ofte kan forvente fra klassen eller forældrene, med forslag til, hvor svaret findes. Det er ikke en liste over, hvad skoler "plejer", men en huskeliste.

"Må vi køre på en bestemt dag?"

Det afhænger af skolens egen kalender: eksamensplan, dimission og eventuelle andre arrangementer. Vognfest kender ikke jeres plan og kan kun reservere den dag, klassen vælger. Datoen er reserveret, når depositummet er betalt. Bed klassen om at få datoen bekræftet af skolen, inden de bestiller, og læs tidsplanen fra bestilling til dagen.

"Må vognen holde ved skolen?"

Det er skolens beslutning og afhænger af skolens parkeringsforhold og adgangsveje. Spørg ledelsen eller pedellen, om vognen må holde på matriklen eller i nærheden, hvor eleverne skal stå på, og hvor chaufføren kan vende. Det er bedre at have et svar før dagen end at stå foran en lukket port med en klasse i festtøj.

"Hvornår må eleverne forlade skolen?"

Det afgør skolen. Mange klasser vil gerne starte tidligt, men det er skolens program, der sætter rammen. Bed klassen finde ud af, hvornår de reelt kan forlade skolen, og lad det styre starttidspunktet i bestillingen.

"Hvem har ansvaret på dagen?"

Ifølge handelsbetingelserne har chaufføren det sidste ord om sikkerheden om bord og kan afbryde turen ved farlig adfærd. Skader ud over almindeligt slid, og bøder som deltagernes adfærd udløser, kan Vognfest kræve dækket hos den, der har forårsaget dem, eller hos den, der står som ansvarlig for turen, hvis det ikke kan afklares. Skolens ansvar for elever uden for skoletid er et juridisk spørgsmål, som Vognfest ikke kan svare på. Det skal ledelsen eventuelt afklare.

Sådan kan skolen hjælpe

Du skal ikke forvente at skulle tage over, men et par små ting fra skolens side kan gøre en stor forskel. Se dem som råd, ikke som krav.

• Dato-koordinering: Hjælp klassen med at se, hvilke dage der er optaget af eksamener, dimission eller andre arrangementer, så de ikke bestiller en dato, der kolliderer.
• Adgang og parkering: Spørg skolen, om der er et sted, vognen kan holde, og hvordan chaufføren kommer ind og ud.
• Tidspunkt for afgang: Fortæl klassen, hvornår de tidligst kan forlade skolen.
• Information til klassen: Mind om, at den, der bestiller, skal have besked om datoen i god tid. Se guiden om at booke i god tid.
• Kontakt til forældre: Hvis skolen alligevel vil informere, kan den henvise til guiden til forældre.

Det skal skolen ikke stå for

Hos Vognfest er der ikke noget, der kræver, at skolen går ind i bestilling, betaling eller rute. Derfor er det rimeligt at lade klassen selv klare det:

• Bestilling og betaling: Klasseadmin bestiller, og hver elev betaler sin andel med sin egen personlige betalingskode. Se guiden til betalingskoden.
• Rute: Klassen lægger selv stop og rute. Læs guiden til ruteplanlægning.
• Tilmelding: Eleverne tilmelder sig via det invitationslink, klasseadmin deler. Skolen behøver ikke have en liste.
• Kommunikation med vognmanden: Chaufførens navn og telefonnummer vises i klasseadminens dashboard senest inden turen.

Hvad skolen ikke bør forvente af Vognfest

Det er rimeligt at være tydelig om grænserne, så ingen bliver overrasket:

• Kendskab til skolens regler: Vognfest kender ikke jeres eksamensplan, dimissionsdag eller husorden. Det er skolen og klassen, der skal få det til at hænge sammen.
• Godkendelse af datoen: At en dato kan vælges i beregneren er ikke det samme som, at den passer til skolens afslutning eller til reglerne. Det skal klassen afklare, eventuelt med Færdselsstyrelsen. Se siden om reglerne for studenterkørsel.
• Hjælp til elever, der ikke deltager: Klassen beslutter selv, hvem der inviteres. Se guiden til at invitere klassen.
• Arrangementer omkring kørslen: Vognfest står ikke for fest, middag, dimission eller andet end selve kørslen.
• Svar på alt: Mangler du svar, så skriv til Vognfest. Vi opfinder ikke svar for at lyde sikre.

Regler: det kan skolen henvise til

Reglerne for, hvad der må ske på en studentervogn, ændrer sig, og vi giver ikke juridisk rådgivning. Når en elev eller forælder spørger dig om reglerne, kan du med fordel henvise til de to steder, vi selv bruger:

• Færdselsstyrelsen, som er den myndighed, man kan spørge, hvis man er i tvivl om en konkret dato eller et køretøj.
• Vores gennemgang af reglerne, som oplyser kilderne og er tydelig om, hvad der er uafklaret.

Vognfests egne vilkår står i handelsbetingelserne. Her står det blandt andet, at reglerne for alkohol om bord oplyses inden turen, og at de kan variere efter vogntype. Det er Vognfest, klassen skal spørge, ikke chaufføren på dagen.

Sikkerhed: det kan du minde klassen om

Du skal ikke være sikkerhedsansvarlig, men en kontaktlærer kan sagtens minde om nogle af de ting, Vognfest selv beskriver i sin kundeservice. Det er ikke en fuld sikkerhedsgennemgang. Den finder du i guiden om sikkerhed om bord.

• Klasseadmin bør have en deltagerliste og tjekke ind ved hvert stop.
• Mødetider skal aftales tydeligt. Vognmanden venter ifølge Vognfest typisk 15 minutter, derefter må han køre videre.
• Man bliver i vognen, mens den kører, og bruger sikkerhedssele, hvor det er påkrævet.
• Personlige ejendele er ikke automatisk dækket af vognmandens forsikring, så dyre ting kan med fordel blive hjemme.
• Gem chaufførens nummer, så man kan ringe, hvis nogen kommer væk fra gruppen.

Du kan også spørge klassen, hvordan de vil sikre, at alle kommer sikkert hjem bagefter. Det er et godt spørgsmål, som ikke har ét rigtigt svar.

Inklusion: tænk alle med

En studentervogn er en fælles oplevelse, men ikke alle elever har det lige nemt ved at deltage. Nogle har brug for et andet tempo, nogle har ikke råd til at betale hele andelen, nogle har fysiske begrænsninger, og nogle vil bare helst være fri for den slags dage. Du kan som lærer opfordre klassen til at tale om det.

Hos Vognfest kan alle betale en andel for en anden ved at bruge dennes betalingskode, og klassen kan vælge at dække en kammerats andel. Det er en mulighed, ikke en forventning. Hvis klassen vil tale om økonomien, kan de læse guiden til klassekasse og økonomi. Spørg kundeservice, hvis nogen har særlige behov i forhold til vognen, og lad ikke eleven stå alene med det.

Når noget går galt

Selvom Vognfest ikke er skolens ansvar, kan du blive trukket ind, hvis noget går skævt. Et par grundregler:

• Henvis til klasseadmin og til Vognfest. Det er dem, der har aftalen.
• Ifølge handelsbetingelserne skal man skrive til Vognfest først, hvis noget er gået galt. Kommer man ikke videre, kan man klage til Nævnenes Hus.
• Er det vejret, der spænder ben, kan klassen læse guiden til vejret og plan B.
• Skal turen afbestilles eller ændres, finder man vilkårene i afbestillingsguiden og i handelsbetingelserne.

En kort tjekliste til kontaktlæreren

Her er et forslag til, hvad du kan sikre dig, inden klassen bestiller. Du behøver ikke gøre det hele selv, men det kan være en hjælp at have listen.

1. Har klassen fået datoer for eksamener, dimission og andre arrangementer?
2. Ved klassen, hvem der er klasseadmin, og at det er klassen, der bestiller?
3. Er der afklaret, hvor vognen må holde, og hvornår eleverne må forlade skolen?
4. Har klassen set prisen i beregneren og talt om, hvem der betaler hvad?
5. Har klassen læst reglerne og spurgt Vognfest eller Færdselsstyrelsen om det, de er i tvivl om?
6. Er der tænkt på dem, der ikke kan eller vil deltage?

Vil klassen gerne have et overblik over hele forløbet, kan I sende dem videre til den komplette guide til studentervognen eller beskrivelsen af, hvordan dagen foregår. Vil I se priser og vilkår samlet, findes de på siden om studenterkørsel.

Spørgsmål, som skolen kan stille Vognfest

Hvis skolen vil have det på plads, er her nogle spørgsmål, man kan sende til kundeservice. Vi svarer kun på det, vi ved, og siger det, hvis vi ikke ved det.

• Hvordan får vi at vide, hvilken chauffør der kører, og hvilket køretøj det er?
• Hvad sker der, hvis en dato ikke kan gennemføres, fordi skolen ændrer sit program?
• Hvilke regler gælder for den konkrete vogntype, vi har valgt?
• Kan I bekræfte, hvad der er med i prisen? Se også guiden til, hvad der er med.

Bør skolen få besked om bestillingen

Der står ikke noget i Vognfests vilkår om, at skolen skal underrettes. Alligevel er det en god idé, at klassen informerer, fordi skolen så kan hjælpe med adgang og dato. Hvordan og hvornår, afgør klassen og skolen indbyrdes.

Skal skolen underskrive noget for at klassen kan bestille?

Ikke ifølge Vognfests handelsbetingelser. Aftalen indgås mellem den, der bestiller, og Vognfest. Skolen nævnes ikke som part. Hvis skolen selv har krav, må ledelsen oplyse dem til klassen.

Hvem betaler, hvis en elev ikke betaler til tiden?

Den, der har bestilt, kan se i oversigten over turen, hvem der mangler at betale. Trækker betalingen ud, kontakter Vognfest ifølge kundeservice den ansvarlige. Er klassens samlede beløb ikke betalt inden fristen, gælder handelsbetingelserne, og turen kan blive annulleret. Det er ikke skolens opgave at inddrive noget.

Kan en lærer eller skolen betale for en elev?

Ja, rent praktisk. Hos Vognfest kan alle betale en elevs andel med elevens betalingskode. Om det er passende i den konkrete situation, må skolen og eleven selv afgøre. Vognfest tager ikke stilling til det.

Kan vi som skole få en samlet faktura til flere klasser?

Det står ikke i Vognfests vilkår eller kundeservice, så vi lover det ikke. Hos Vognfest bestiller hver klasse for sig. Ønsker skolen en anden løsning, så skriv til Vognfest og spørg.

Kan skolen sige nej til, at en vogn kommer til skolen?

Det afgør skolen, hvad der må ske på dens område. Vognfest kan ikke give skolen adgang eller tilladelse. Klassen bør derfor spørge skolen om parkering og adgang, før de lægger ruten.

Hvad gør jeg, hvis en forælder ringer til mig om vognen?

Henvis til klasseadmin og til Vognfest. Du kan også sende forælderen videre til guiden til forældre. Du behøver ikke kende priser eller vilkår, og du bør ikke love noget på Vognfests vegne.

Kender Vognfest skolens regler om studenterkørsel?

Nej. Vognfest kender ikke den enkelte skoles regler, eksamensplan eller dimissionsdag. Spørg skolen, og spørg Vognfest eller Færdselsstyrelsen, hvis spørgsmålet handler om selve kørslen.