Når en klasse betaler for studenterkørsel, er det en god idé at kunne vise, hvem der har betalt hvad og hvornår. Vognfest har ikke lovet en faktura eller en kvitteringsmail til hver elev, så dokumentationen består af de ting, der faktisk findes i betalingsflowet. Her er, hvad det er, hvordan I gemmer det, og hvad I gør, hvis I har brug for mere.
Ærligt først: hvad Vognfest ikke har lovet
Vognfest lover ikke, at hver elev får en kvittering på e-mail, og heller ikke at klasseadmin kan hente en samlet faktura. Det er derfor ikke noget, I skal stole på, når I planlægger klassens økonomi. Det, I har, er de skærme og mails, der er beskrevet herunder. Brugt rigtigt er de som regel nok til at vise, at en betaling er gennemført. Har I brug for et regnskabsbilag ud over det, kan I spørge kundeservice, men svaret kan blive nej.
Kort sagt. Gem skærmbilledet efter betalingen, notér betalingskoden og datoen, og tjek deltagerlisten, indtil alle står som betalt. Bed først Vognfest om mere, når I ved præcis, hvad I mangler.
Betalingsbekræftelsen på skærmen
Når en betaling er gennemført, lander man på en side med overskriften "Betaling gennemført". Her står beløbet, betalingsmetoden og en reference, som er den betalingskode, der blev betalt med. Hvis betalingen stadig behandles, står der "Behandler betaling", og siden opdaterer sig selv efter få sekunder. Det er den eneste bekræftelse, der kommer direkte efter selve betalingen, så tag et skærmbillede, før du lukker siden.
Gik betalingen ikke igennem, står det også på siden, og du kan prøve igen. Annullerer du undervejs, bliver betalingen ikke gennemført, og du kan starte forfra fra betalingssiden.
Kvitteringslisten på turens betalingsside
På turens betalingsside findes en liste med overskriften "Kvitteringer". Den er til dem, der har adgang til turen, og viser hver registreret betaling med dato, hvilken deltager den gælder, hvilken type den er (fx depositum eller andel), betalingsmetode, beløb, status og reference. Hvis nogen har betalt for en anden, står det også, hvem der har betalt. Listen er klassens bedste samlede overblik, fordi den både viser gennemførte og mislykkede forsøg.
Det er en liste på skærmen, ikke et dokument, der kan sendes videre. Vil du gemme den, så tag et skærmbillede eller en udskrift af siden i din browser. Læs mere om selve betalingsforløbet i kundeservices guide til, hvordan eleverne betaler.
Bekræftelsesmailen til den, der bestilte
Den, der bestiller turen, får en bekræftelsesmail med dato, sted, antal elever, bookingnummer og bestillerens egen betalingskode. Mailen viser også, hvordan depositummet betales. Den er en bekræftelse på bestillingen, ikke et bevis på, at pengene er modtaget. Gem den alligevel, for bookingnummeret er den reference, Vognfest først vil spørge efter, hvis noget skal opklares.
Betalingslink-mailen til hver elev
Hver elev på en bestilt tur får en mail med emnet "Betal din andel af studenterturen". Den indeholder et betalingslink, elevens andel og elevens personlige betalingskode. Mailen er ikke en kvittering. Den fortæller, hvad der skal betales, ikke at det er betalt. Er andelen allerede betalt, står der i mailen, at eleven har betalt sin andel.
Brug mailen som opslagsværk: koden i den er elevens reference på alle betalinger. Sådan fungerer koden, og hvordan man betaler for hinanden, står i guiden om betalingskoden.
Betalingskoden som reference
Den personlige betalingskode følger hver betaling. Den står på betalingsbekræftelsen, i kvitteringslisten og i begge mails. Hvis I senere skal finde ud af, hvem der har betalt, eller hvis en forælder har betalt for sit barn, er koden den hurtigste vej til svaret. Kan nogen slå koden op på siden Betal med kode, kan de se, om andelen står som betalt. Skriv koden ned et sted uden for mailen, fx i klassens fælles dokument, så den ikke afhænger af én indbakke.
Deltagerlisten viser, hvem der har betalt
Klasseadmin og andre med adgang til turen kan på deltagersiden se, hvor mange der har betalt, hvor meget der mangler, og for hver elev, hvad vedkommende skal betale, og hvad der er betalt. Listen er det praktiske værktøj til at jage de sidste betalinger. Derfra kan adminen sende en påmindelse til dem, der mangler. Turen er bekræftet, når alt er betalt, så deltagerlisten er også jeres kontrolpunkt. Mere om rollen finder du i guiden til klasseadmin.
Gode vaner, der gør dokumentationen nem
- Tag et skærmbillede af "Betaling gennemført", mens siden stadig er åben.
- Notér betalingskoden, datoen og beløbet, også selvom skærmbilledet findes.
- Gem bekræftelsesmailen og betalingslink-mailen i en mappe, fx "Studenterkørsel".
- Gem også kontoudtog eller MobilePay-historik. Det er bankens eller appens bevis og uafhængigt af Vognfest.
- Betal hver kode for sig, hvis du betaler for flere, så hver betaling får sin egen reference.
- Betal ikke en andel igen, hvis den bare ikke er opdateret endnu. Slå først koden op igen, og kontakt så Vognfest.
Tjekliste til klasseadmin
- Tjek kvitteringslisten og deltagerlisten, efter at depositummet er betalt.
- Gem et skærmbillede af kvitteringslisten, når alle har betalt.
- Send påmindelser til dem, der mangler, fra deltagersiden.
- Saml klassens kontoudtog, hvis I skal aflægge regnskab over for klassekassen eller skolen.
- Skriv til kundeservice i god tid, hvis klassen eller skolen kræver et bestemt bilag.
Hvordan klassen holder styr på pengene som helhed, står i guiden om klassekasse og økonomi, og hvordan I deler regningen, i guiden til at dele regningen.
Tjekliste til forældre
- Bed barnet om betalingskoden og betalingslink-mailen.
- Skriv dit navn som betaler, hvis du betaler for barnets andel.
- Tag et skærmbillede af betalingsbekræftelsen, og notér kode, dato og beløb.
- Gem MobilePay-kvitteringen eller kontoudtoget fra din bank.
- Spørg barnet eller klasseadmin, om andelen står som betalt i deltagerlisten.
Mere om forældrenes rolle står i guiden til forældre.
Når I har brug for mere end det, der findes
Mangler en betaling i listen, eller har I brug for et bilag, som ikke er nævnt her, så kontakt Vognfest via kundeservice. Oplys bookingnummer, betalingskode, dato og beløb, og vedhæft skærmbilledet eller kontoudtoget. Spørg gerne, om en faktura er mulig, men regn ikke med den, før Vognfest har sagt ja. Generelle svar om priser og betaling finder du under priser og betaling, og vilkår ved afbestilling og aflysning står i handelsbetingelserne. Kender I ikke prisen endnu, kan I se den i prisberegneren.
Får hver elev en kvitteringsmail?
Det har Vognfest ikke lovet. Eleven får en mail med betalingslink og kode, men den er ikke en kvittering. Beviset for betalingen er skærmbilledet efter betalingen, en post i kvitteringslisten og elevens egen bank eller MobilePay.
Kan klasseadmin hente en samlet faktura?
Vognfest har ikke lovet en samlet faktura fra dashboardet. Klasseadmin kan se alle betalinger i kvitteringslisten og tage et skærmbillede. Har I brug for en faktura, kan I spørge kundeservice, men den findes ikke automatisk.
Er bekræftelsesmailen det samme som en kvittering?
Nej. Bekræftelsen viser, hvad der er bestilt, og hvordan depositummet betales. Den siger ikke, at pengene er modtaget.
Kan en forælder få dokumentation, når barnet har tilmeldt sig?
Ja, ved at betale med barnets kode på siden Betal med kode og tage et skærmbillede af bekræftelsen. Bed også barnet videresende betalingslink-mailen, så forælderen har koden.
Hvad gør vi, hvis jeg har betalt, men andelen står som ubetalt?
Vent et øjeblik, og slå koden op igen. Betal ikke igen. Står andelen stadig som ubetalt, så kontakt kundeservice med kode, dato, beløb og skærmbillede eller kontoudtog.
Hvor kan jeg se, hvem der har betalt?
På turens betalingsside og på deltagersiden, hvis du har adgang til turen. Andre kan slå en enkelt kode op på siden Betal med kode.
Kan jeg få et bilag til skolen eller klassekassen?
Brug skærmbilledet og dit kontoudtog som dokumentation. Kræver skolen et bestemt bilag, så spørg kundeservice i god tid, uden at forvente, at det kan leveres.